Les infrastructures techniques de LOCKimmo gèrent chaque mois plusieurs centaines de milliers de mails. Assurez la bonne livraison des e-mails que vous envoyez est une mission à laquelle nous accordons beaucoup d'importance et tous nos efforts sont tournés vers cet objectif.
Malgré un taux de livraison des e-mails stable d'environ 98% vous pouvez avoir des contacts qui reviennent vers vous en précisant qu'ils n'ont pas reçu vos e-mails. Quelle solution pouvez-vous mettre en place pour éviter tout soucis.
Comprendre pourquoi un e-mail n'est pas délivré à son destinataire ou reçu par ce dernier
Pour mieux comprendre ce qui peut poser problème voyons quel parcours emprunte un e-mail envoyé depuis votre logiciel et ce qui peut en empêcher la bonne livraison aux différentes étapes. Nous avons découpé le parcours de l'e-mail en 3 étapes:
- Etape 1 : le centre d'envois
- Etape 2 : la passerelle d'envois d'e-mails
- Etape 3 : la boîte de réception de votre destinataire
Etape 1 : le centre d'envois
Lorsque vous envoyez un e-mail depuis votre logiciel votre e-mail est transmis au centre d'envoi de votre LOCKimmo. Le centre d'envoi est le lieu de stockage de vos e-mails avant envoi. Il vous permet de les envoyer en masse ou bien encore de supprimer un e-mail dont vous ne voulez finalement plus faire l'envoi.
Le centre d'envoi est accessible par cet icône sur tous les écrans de votre logiciel
Lorsque vous souhaitez envoyer des e-mails préparés par le logiciel (ex: envoi d'une quittance de loyer...) pensez bien à valider l'envoi dans le centre d'envois. Sans une action à ce niveau votre e-mail ne partira pas.
Voici le bouton sur lequel cliquer
Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton "tout envoyer" présent en haut de l'écran si vous souhaitez traiter en masse tous les e-mails en attente d'envois.
Etape 2 : la passerelle d'envois d'e-mails
Une fois le mail envoyé dans le centre d'envois la deuxième étape est le traitement de l'envoi par l'infrastructure d'acheminement d'e-mails. A ce niveau deux chemins peuvent être empruntés :
- la passerelle mutualisée gérée par LOCKimmo (paramétrage par défaut)
- votre propre passerelle SMTP
Ce paramétrage s'effectue en allant dans Paramètres (la roue crantée en haut de l'écran) puis sur Automatisations - Paramètres SMTP
A ce niveau vous pouvez ne rien remplir sur l'écran et dans ce cas c'est la passerelle par défaut qui sera utilisée (passerelle maintenue par les équipes LOCKimmo) ou bien paramétrer votre propre passerelle SMTP.
Les deux choix sont possibles. Il convient toutefois de noter que l'utilisation d'une passerelle autre que la passerelle mutualisée n'est envisageable que si vous assurez le bon fonctionnement de cette passerelle. Des compétences techniques peuvent alors être à maîtriser (ex: connaissance du numéro de port, compréhension des paramètres SMTP...). Vous aurez aussi à vous assurer avec votre prestataire d'envois d'e-mails de la délivrabilité de vos e-mails. Voici par exemple un problème que vous pouvez rencontrer avec votre passerelle SMTP
Bien sûr si vous n'arrivez pas à réaliser ces opérations vous pourrez repasser sur la passerelle mutualisée en décochant la case "Activer cette passerelle" en bas de l'écran de paramétrage SMTP.
Etape 3 : l'arrivée de l'e-mail chez son destinataire
Arrivée dans la boîte SPAM
Une fois l'e-mail parti de votre centre d'envois et celui-ci pris en charge par l'infrastructure de transmission l'e-mail est "délivré" dans la boîte e-mail du destinataire. Si tout se passe bien rien ne garantit que votre destinataire pourra bien prendre connaissance de votre e-mail. En effet arrivé à cette étape votre e-mail peut rencontrer plusieurs difficultés.
Boîte SPAM
Votre e-mail peut arriver dans la boîte SPAM de votre destinataire et donc ne pas être forcément vu par votre contact (s'il ne la consulte pas). Pour éviter ce phénomène et lors des premiers envois de mails demandez à votre contact de bien vérifier sa boîte SPAM. S'il y voit vos e-mails demandez lui de vous déclarer comme expéditeur de confiance. Voici un article qui explique comment procéder avec les principaux logiciels de messagerie e-mail.
Blocage de votre adresse
Votre e-mail peut également être bloqué par votre destinataire. En effet depuis sa boîte e-mail votre contact peut facilement bloquer votre adresse e-mail. Cela signifie qu'il ne recevra plus vos messages. Environ 1 à 1.5% des e-mails traités sont bloqués par leurs destinataires. Plusieurs explications peuvent exister à ce blocage. Ceci a pu être fait volontairement par votre destinataire ou bien encore involontairement par une erreur de manipulation de sa messagerie.
Pour éviter ceci demandez à votre contact d'autoriser les envois d'e-mails reçus depuis l'adresse robotmail@lockimmo.com ou votre adresse d'expédition si vous utilisez votre propre passerelle SMTP.
Mauvais e-mail
Une cause de non réception de votre e-mail peut être la mauvaise orthographe de l'e-mail de votre contact. Une simple erreur d'une lettre peut bloquer les réceptions de vos e-mails. Sur la masse d'e-mails traités chaque mois ce cas représente environ 0.3% des envois. Cette hypothèse est rare mais pas à exclure si vos contacts ne reçoivent pas vos e-mails. Vérifiez avec eux leur adresse pour exclure ce cas d'erreur.
Pas assez d'ouvertures de vos e-mails
Certaines messageries peuvent diriger vos e-mails vers la boîte SPAM si vos contacts n'ouvrent ou ne cliquent que rarement sur vos e-mails. Cela tient à ce qu'on appelle le taux d'engagement de vos destinataires. Pour éviter ce phénomène n'envoyez pas trop de mails à vos contacts. Ceci favorisera leur ouverture.
Comment vérifier si vos e-mails ont été correctement transmis ?
Si vous utilisez la passerelle mutualisée de LOCKimmo vous avez la possibilité de vérifier si vos e-mails ont été correctement délivrés à leur destinataire. Pour cela rendez dans votre logiciel et cliquer sur Paramètres - automatisations - Statistiques e-mails
Sur cet écran et avec l'adresse e-mail de votre destinataire vous pourrez obtenir le nombre d'e-mails envoyés ou bien encore le nombre d'e-mails délivrés.
Vous disposez aussi de l'information sur le nombre d'e-mails ouverts. Attention toutefois cette dernière statistiques peut être à prendre avec précaution car toutes les messageries utilisées par vos contacts ne gèrent pas les accusés d'ouverture.
Pour éviter tout soucis utilisez l'espace client
Comme nous avons pu le voir la quasi totalité des e-mails transmis par le biais de LOCKimmo arrivent bien à destination. Toutefois plusieurs points évoqués dans cet article peuvent venir remettre en cause cette délivrabilité. Pour éviter les questionnements de bonne réception d'e-mails nous vous conseillons vivement de promouvoir l'utilisation de l'espace clients par vos locataires et propriétaires.
Ils trouveront sur cet espace qui leur est dédié tous les documents que vous leur transmettez (ex: quittances...) et ceci quant ils le souhaitent.