Voici la procédure complète pour transférer le dépôt de garantie d'un locataire d'un bail à un autre :
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Générer le solde de tout compte
Accédez au menu Gestion puis sélectionnez Soldes de tout compte. Choisissez le locataire concerné et lancez la génération du solde de tout compte. À cette étape, il est essentiel de ne saisir aucune retenue. Le dépôt de garantie doit apparaître dans son intégralité, sans réduction ni mouvement, afin de pouvoir être transféré correctement vers le nouveau bail. Si une retenue est enregistrée, même par erreur, le montant du dépôt de garantie ne pourra pas être repris convenablement dans la suite du processus.
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Ne pas valider le remboursement proposé
Une fois le solde de tout compte généré, le logiciel vous proposera automatiquement d’enregistrer un remboursement au locataire correspondant au dépôt de garantie. Il est très important de ne pas valider cette opération. Il faut simplement fermer la fenêtre ou refuser la saisie du remboursement. En procédant ainsi, aucun paiement n’est créé et le montant correspondant au dépôt de garantie est alors placé automatiquement dans le compte de trop-perçu du locataire. Cette étape est indispensable : elle permet de conserver la somme disponible pour la réutiliser dans le cadre du nouveau bail.
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Appeler le dépôt de garantie sur le nouveau bail
Lorsque la somme est correctement créditée dans le trop-perçu, vous pouvez passer au nouveau bail du locataire. Il est nécessaire d’appeler le dépôt de garantie sur ce nouveau contrat pour que la reprise de la somme puisse s’effectuer. Cet appel peut être réalisé de deux manières :
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soit en incluant le dépôt de garantie dans le premier appel de loyer généré depuis la fiche du nouveau bail ;
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soit en créant un appel spécifique dédié uniquement au dépôt de garantie.
L’important est que le nouveau bail comporte bien une ligne d’appel de dépôt de garantie afin de pouvoir utiliser le trop-perçu comme moyen de règlement.
4. Utiliser le trop-perçu pour régler le dépôt de garantie du nouveau bail
Une fois que l’appel du dépôt de garantie est créé sur le nouveau bail, rendez-vous dans le menu Utiliser un trop-perçu. Sélectionnez le locataire concerné : vous verrez apparaître le montant du dépôt de garantie qui a été crédité lors de l’étape de solde de tout compte. Il vous suffit alors d’affecter cette somme à l’appel de dépôt de garantie du nouveau bail. Le trop-perçu sera automatiquement déduit et l’appel de dépôt de garantie sera considéré comme réglé grâce à la somme initialement restituée mais non remboursée.
Cas spécifique : vous avez créé une nouvelle fiche locataire car vous souhaitez repartir sur un nouveau compte comptable. Comment procéder ?
Dans cette situation particulière, il n’est pas possible de réaliser l’opération uniquement depuis le logiciel. La création d’une nouvelle fiche locataire implique un changement de compte comptable qui nécessite une intervention contrôlée.
Il est donc nécessaire de contacter directement le service support. Celui-ci pourra analyser votre configuration et vous indiquer précisément l’écriture comptable à passer (OD comptable) afin que les soldes soient correctement transférés et que les deux comptes locataires soient cohérents sur le plan comptable.
Cette étape garantit l’exactitude des opérations et évite toute incohérence dans vos comptes.
En conclusion
Le transfert d’un dépôt de garantie d’un bail à un autre nécessite de respecter plusieurs étapes afin de garantir la cohérence comptable et la bonne affectation des montants. En suivant la procédure décrite, vous assurez une reprise correcte du dépôt de garantie sans remboursement inutile et sans rupture dans la gestion du compte locataire.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !
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