1. Accéder au menu “Liste des copropriétaires”
Pour commencer, je vous invite à aller dans le menu Vos données > dans Liste des copropriétaires
Cet écran recense tous les copropriétaires enregistrés pour la copropriété sélectionnée.
Vous pourrez y consulter leurs informations, les modifier ou leur associer des lots.
2. Sélectionner le copropriétaire à modifier
Dans la liste, repérez le copropriétaire auquel vous souhaitez rattacher un lot.
Cliquez sur sa ligne pour le sélectionner, puis sur l’icône en forme de crayon afin de modifier sa fiche.
⚠ Important : avant de procéder à cette étape, vous devez avoir préalablement créé la fiche copropriétaire. Si le copropriétaire n’existe pas encore dans le système, créez sa fiche dans ce même menu avant de passer au lien avec un lot.
3. Accéder à l’onglet “Lots possédés”
Une fois dans la fiche du copropriétaire, ouvrez l’onglet “Lots possédés”.
Cet onglet regroupe tous les lots déjà attribués à ce copropriétaire. S’il s’agit d’un nouveau copropriétaire, cette liste sera vide.
4. Ajouter un lot
Pour lier un lot, cliquez sur le bouton “+” vert situé à droite de votre écran.
Une fenêtre s’ouvrira, vous permettant de choisir le lot à associer.
Dans ce formulaire, vous devez renseigner:
-
La date de début : cette information est obligatoire. Elle correspond à la date à partir de laquelle le copropriétaire est propriétaire du lot (par exemple : date d’acquisition, date d’acte authentique).
Sans date de début, le lien ne sera pas valide et pourra créer des incohérences dans la répartition des charges.
5. Vérifier et enregistrer
Une fois toutes les informations saisies, vérifiez qu’elles sont correctes :
-
Le bon lot est sélectionné.
-
La date de début est bien renseignée.
Cliquez ensuite sur “Enregistrer” pour valider le lien entre le copropriétaire et le lot.
6. Bonnes pratiques
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Toujours créer les lots et les copropriétaires avant de les lier : cela évite les erreurs de sélection et les doublons.
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Vérifier la date de début : elle doit correspondre à la réalité juridique (acte notarié, mutation…).
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Utiliser des désignations claires pour les lots : cela facilite la sélection, surtout dans les copropriétés avec de nombreux lots.
7. Pourquoi cette étape est essentielle
Lier correctement un lot à son copropriétaire est une condition sine qua non pour :
-
Calculer les charges avec exactitude.
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Générer des appels de fonds corrects.
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Assurer la transparence comptable.
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Éviter les erreurs lors de la préparation des assemblées générales.
Une bonne gestion des liens lots-copropriétaires est donc un gage de fiabilité pour toute la comptabilité et la communication avec les copropriétaires.
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