Étape 1 : Accéder au menu de clôture
Pour lancer la clôture, procédez comme suit :
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Rendez-vous dans le menu "Gestion".
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Cliquez sur "Clôture comptable".
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Sélectionnez l’option "Lancer l’arrêté des comptes".
Cette action initie la procédure de clôture pour l’exercice en cours de la copropriété.
Étape 2 : Confirmer le lancement
Une fenêtre de confirmation s’affiche avec la question :
"Confirmez-vous le lancement de la clôture comptable ?"
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Cliquez sur "OUI" pour valider et enclencher la clôture.
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Cliquez sur "NON" si vous souhaitez annuler et effectuer de nouvelles vérifications.
Cette étape de validation est importante car elle fige les écritures de l’exercice.
Étape 3 : Vérifications préalables conseillées
Avant de confirmer la clôture, il est recommandé d’effectuer plusieurs contrôles afin d’éviter toute anomalie :
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Vérifier que toutes les factures fournisseurs et appels de fonds ont été saisis et imputés sur les bons comptes.
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S’assurer que les rapprochements bancaires sont effectués et qu’aucun mouvement ne reste en attente.
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Contrôler que les soldes copropriétaires (avances, appels, règlements) correspondent bien à la réalité.
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Valider que les écritures d’opérations courantes et exceptionnelles sont correctement enregistrées.
Ces vérifications sécurisent le processus et garantissent que les comptes présentés aux copropriétaires sont fiables.
Étape 4 : Effets de la clôture de l’exercice
Une fois validée, la clôture entraîne plusieurs conséquences importantes :
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Les écritures de la période sont figées et ne peuvent plus être modifiées.
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Les soldes de chaque copropriétaire et de chaque fournisseur sont arrêtés.
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Les états comptables nécessaires à l’assemblée générale (relevés individuels, annexes réglementaires, balance) peuvent être générés.
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Le nouvel exercice peut être ouvert pour la poursuite de la gestion.
La clôture constitue donc un jalon essentiel entre l’exercice clos et l’exercice suivant.
Étape 5 : Gestion des erreurs et suppression de la clôture
En cas d’erreur (par exemple, une facture oubliée ou un écart bancaire non traité), il est possible de supprimer la clôture en allant dans le registre des clôtures.
Cette suppression vous permet de corriger les écritures, puis de relancer la clôture une fois les ajustements effectués.
⚠️ Toutefois, il est préférable de limiter au maximum cette opération afin de conserver une traçabilité claire et fiable.
Bonnes pratiques pour réussir la clôture en syndic
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Planifiez la clôture juste avant la préparation des comptes pour l’assemblée générale.
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Établissez une check-list interne (rapprochements, factures, appels de fonds, régularisations) pour ne rien oublier.
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Conservez un export des écritures et des états financiers avant clôture pour archivage.
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Informez votre équipe de la date prévue de clôture afin d’éviter toute saisie en parallèle.
Conclusion
La clôture de l’exercice en syndic de copropriété est une opération simple techniquement (menu Gestion > Clôture comptable > Lancer l’arrêté des comptes), mais elle est cruciale pour la transparence et la conformité comptable.
En validant la clôture, vous arrêtez définitivement les écritures de l’exercice, vous sécurisez les comptes de la copropriété et préparez sereinement la présentation des résultats en assemblée générale.
En cas d’erreur, la clôture peut être supprimée et relancée, mais l’idéal reste d’effectuer toutes les vérifications préalables pour fiabiliser vos comptes dès le premier essai.
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