1. Accéder à la rubrique Mutation
Pour commencer, connectez vous à votre logiciel de gestion et rendez-vous dans le menu Gestion, puis sélectionnez Actions ponctuelles > Mutation. Cette rubrique regroupe l’ensemble des fonctionnalités permettant de gérer les changements de copropriétaires.
Vous retrouvez dans ce menu la liste des mutations déjà enregistrées.
L’utilisation correcte de cette rubrique vous permettra non seulement de conserver un historique précis des mutations, mais également de générer des rapports fiables pour la comptabilité et la gestion des assemblées générales.
2. Créer une nouvelle mutation
Une fois dans la section Mutation, cliquez sur le bouton Nouvelle mutation. Cette action ouvre un formulaire spécifique où vous pourrez saisir toutes les informations relatives au changement de propriétaire. Il est important de noter que chaque mutation doit être enregistrée individuellement pour garantir la traçabilité et éviter toute confusion entre plusieurs lots.
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Cliquez sur le bouton Nouvelle mutation.
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Le formulaire suivant s’ouvre (cf. capture d’écran jointe).
3. Saisir les informations principales
Dans le formulaire de nouvelle mutation, vous devrez renseigner plusieurs informations clés :
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Copropriété : sélectionnez la copropriété concernée par la mutation (ex. RESIDENCE DE MOUY).
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Type de mutation : choisissez le type de mutation, par exemple mutation à titre onéreux ou à titre gratuit.
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Gestion des avances : indiquez comment les avances doivent être gérées (ex. remboursées directement de l’acquéreur au vendeur).
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Honoraires : renseignez le montant des honoraires liés à la mutation, si applicable.
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Date de la mutation : saisissez la date officielle de la mutation.
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Copropriétaire cédant : sélectionnez le propriétaire qui cède le ou les lots (ex. Villa Gabriel).
4. Sélectionner les lots concernés
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Dans la section Liste des lots du copropriétaire, identifiez le ou les lots concernés par la mutation.
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Cliquez sur le bouton Rafraîchir si nécessaire pour mettre à jour la liste.
5. Passer à l’étape suivante
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Une fois toutes les informations saisies et vérifiées, cliquez sur Étape suivante.
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Suivez les instructions complémentaires pour finaliser la mutation.
Vous visualisez la liste des lots cédés lors de la mutation.
- Vous devez ensuite soit créer un copropriétaire ou soit sélectionner un copropriétaire existant.
Sélectionnez le nouveau copropriétaire dans la liste déroulante, puis passez à l'étape suivante.
Commencez par sélectionner le budget concerné dans la liste déroulante. Ensuite, indiquez la période souhaitée en précisant la date de début et la date de fin. Si vous le souhaitez, vous pouvez imprimer un état daté pour garder un suivi.
6. Valider la mutation
Pour finaliser la mutation, cliquez sur le bouton « Valider la mutation » en bas à droite. Une fois ce bouton cliqué, la mutation est lancée.
Il suffit de valider le lancement de la mutation.
Cette action enregistre définitivement le changement dans le système. Après validation, le nouveau copropriétaire apparaîtra dans la liste des propriétaires du ou des lots concernés, et les informations relatives à l’ancien propriétaire seront archivées dans l’historique des mutations.
L’enregistrement correct des mutations est essentiel pour garantir la transparence et la fiabilité de la gestion de la copropriété. Il permet également d’assurer que toutes les communications, convocations et relevés de charges sont adressés aux bons propriétaires.
Bonnes pratiques
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Toujours vérifier l’exactitude des informations avant validation.
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Conserver un historique complet des mutations pour faciliter les audits ou les vérifications.
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Mettre à jour régulièrement votre base de données pour refléter tous les changements récents.
En suivant ces étapes, vous vous assurez que la gestion de votre copropriété reste organisée et que toutes les informations sont à jour, ce qui facilite grandement le travail du syndic et la communication avec les copropriétaires.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !