Étape 1 : Accéder au module Budgets et suivi budgétaire
Pour commencer, il est nécessaire de vous rendre dans le menu Gestion → Budgets et Suivis Budgétaires → Liste des budgets.
Cette rubrique regroupe l’ensemble des budgets déjà créés, ce qui vous permet d’avoir une vue d’ensemble et de vérifier si un budget existe déjà pour la copropriété concernée.
Étape 2 : Créer un nouveau budget
Une fois sur la liste des budgets, sélectionnez la copropriété pour laquelle vous souhaitez établir un budget. Ensuite, cliquez sur le bouton « Plus vert » (symbole +) afin de créer une nouvelle ligne de budget.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre afin de renseigner les éléments principaux du budget :
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Indiquez la date de début et la date de fin de l’exercice budgétaire.
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Choisissez la copropriété concernée dans la liste déroulante.
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Renseignez une désignation dans le champ prévu à cet effet.
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Sélectionnez le type de budget parmi les options proposées.
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Vérifiez la date de création, et modifiez-la si nécessaire.
Ensuite, il faut cliquer sur la flêche bleue à droite de l'écran pour générer le budget
Remplissez ensuite le détail du budget :
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Choisissez une clé de répartition adaptée.
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Sélectionnez le poste budgétaire correspondant.
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Saisissez le montant prévisionnel dans le champ prévu.
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Cliquez enfin sur le bouton « Ajouter » pour enregistrer la ligne.
Vous avez la possibilité d’ajouter autant de lignes et de détails budgétaires que nécessaire, en fonction des postes de charges à prévoir.
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Vous pouvez à tout moment modifier ou supprimer une ligne budgétaire.
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Une fois vos saisies terminées, cliquez sur la flèche bleue pour passer à l’étape suivante.
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Dans cette nouvelle étape, vous devrez paramétrer le planning des appels de fonds, généralement répartis par trimestre.
Etape 3: Valider le budget
Enfin, une fois le planning des appels de fonds correctement saisi, il ne vous reste plus qu’à valider le budget.
Celui-ci sera alors automatiquement enregistré et accessible depuis la liste des budgets.
Pourquoi un budget prévisionnel est-il indispensable ?
Le budget prévisionnel constitue bien plus qu’une simple estimation chiffrée. Il a plusieurs objectifs :
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Anticiper les dépenses et éviter les mauvaises surprises en cours d’exercice.
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Répartir les charges entre les copropriétaires de manière transparente et équitable.
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Assurer la trésorerie de la copropriété, en permettant de planifier les appels de fonds nécessaires.
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Faciliter la gestion pour le syndic et rassurer les copropriétaires sur la bonne maîtrise des finances.
Un budget bien établi contribue ainsi à maintenir un climat de confiance au sein de la copropriété et à prévenir d’éventuelles tensions liées aux finances.
Conclusion
Créer un budget prévisionnel est une opération à la fois technique et stratégique. Sur le plan technique, la démarche est simple : accéder au menu Gestion → Budgets et Suivis Budgétaires → Liste des budgets, sélectionner la copropriété, cliquer sur le bouton de création, puis renseigner soigneusement les informations.
Sur le plan stratégique, il s’agit de bâtir un document financier solide, transparent et réaliste, qui garantira le bon fonctionnement de la copropriété. En anticipant les dépenses de maintenance, de fonctionnement et d’administration, le budget prévisionnel permet de sécuriser la trésorerie, d’éviter les tensions et de démontrer une gestion professionnelle et proactive.
En somme, un budget prévisionnel bien construit est la clé d’une copropriété bien gérée.
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