Étape 1 : Accéder aux annexes
Pour éditer les annexes, je vous invite à aller dans le menu Gestion > Clôture comptable → Documents de synthèse.
Ces deux accès mènent au même écran, à partir duquel vous pouvez sélectionner la copropriété et l’exercice comptable concerné.
Étape 2 : Comprendre le rôle de chaque annexe
Annexe 1 – État financier de fin d’exercice
Cet état présente la situation financière globale de la copropriété à la clôture de l’exercice. Il met en évidence le solde des comptes, les dettes et créances, ainsi que la trésorerie disponible. Il s’agit du document de référence pour apprécier la santé financière de la copropriété.
Annexe 2 – Compte de gestion général et budget prévisionnel
Cette annexe compare les dépenses et recettes réelles de l’exercice écoulé avec le budget prévisionnel voté en assemblée générale. Elle permet de mesurer les écarts éventuels et d’anticiper les ajustements nécessaires pour le prochain budget.
Annexe 3 – Compte de gestion pour opérations courantes
Elle détaille les dépenses courantes de fonctionnement (entretien, maintenance, frais administratifs, honoraires du syndic, assurance, etc.) et permet de vérifier que les charges ordinaires sont maîtrisées.
Annexe 4 – Compte de gestion pour travaux de l’article 14-2
Cette annexe est dédiée aux travaux décidés par l’assemblée générale relevant de l’article 14-2 de la loi de 1965. Elle présente les appels de fonds réalisés, les sommes engagées et l’avancement financier des travaux votés.
Annexe 5 – État des travaux de l’article 14-2
Complémentaire à l’annexe 4, cette annexe récapitule l’ensemble des travaux votés et leur état d’avancement, tant sur le plan comptable que budgétaire. Elle permet aux copropriétaires de suivre précisément l’évolution des projets.
Annexe 6 – Liste des copropriétaires débiteurs et créditeurs
Ce document recense les copropriétaires ayant un solde débiteur (charges impayées) ou créditeur (trop versé). Il constitue un élément central de transparence, car il met en évidence la situation individuelle de chacun par rapport aux appels de charges.
Étape 3 : Éditer et exploiter les annexes
Une fois la copropriété et l’exercice sélectionnés, il suffit de choisir les annexes à éditer. Elles peuvent être :
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Affichées à l’écran, pour un premier contrôle.
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Imprimées afin d’être jointes à la convocation d’assemblée générale.
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Exportées en PDF pour archivage ou envoi électronique.
Il est recommandé de vérifier attentivement les informations avant validation, notamment les soldes des comptes et les clés de répartition utilisées, afin de garantir la fiabilité des annexes.
Bonnes pratiques
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Vérifier la cohérence entre les annexes : par exemple, l’état financier (annexe 1) doit être en adéquation avec les comptes de gestion (annexes 2 et 3).
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Archiver systématiquement les annexes de chaque exercice pour conserver une traçabilité.
Conclusion
L’édition des annexes 1 à 6 est une étape incontournable de la clôture comptable en copropriété. Chacune de ces annexes répond à une obligation légale et joue un rôle précis dans la présentation des comptes. Grâce à elles, les copropriétaires disposent d’une vision claire et transparente de la situation financière et des travaux en cours.
En suivant la procédure décrite dans le menu Gestion → Clôture comptable → Documents de synthèse, vous pourrez éditer rapidement les annexes nécessaires et préparer efficacement la présentation des comptes lors de l’assemblée générale.
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