Étape 1 : Accéder au module Relevé de charges
Pour générer un relevé de charges, il est nécessaire de naviguer dans le menu approprié.
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Cliquez sur Éditions → Relevé de charges.
Étape 2 : Sélectionner la copropriété et la période
Une fois la copropriété choisie, vous devez définir la période concernée par le relevé :
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Sélectionnez la copropriété dans la liste déroulante.
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Indiquez la date de début et la date de fin correspondant à l’exercice ou à la période souhaitée.
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Cliquez sur Afficher pour générer le relevé correspondant à vos critères.
Cette étape permet de filtrer les charges selon la période et la copropriété, afin de produire un document précis et pertinent.
Étape 4 : Visualiser et contrôler le relevé
Le logiciel affiche alors le relevé de charges correspondant à votre sélection. Vous pouvez parcourir le document à l’écran pour vérifier :
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La cohérence des montants imputés à chaque copropriétaire.
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Les éventuelles régularisations de charges déjà effectuées.
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La répartition des charges selon les différents postes (entretien, travaux, fonctionnement, etc.).
Cette vérification préalable est essentielle pour garantir que les informations transmises aux copropriétaires sont exactes et complètes.
Étape 5 : Générer et exporter le relevé
Une fois que le relevé est contrôlé et validé, plusieurs options s’offrent à vous pour sa diffusion :
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Générer un fichier PDF : idéal pour l’impression ou l’envoi par courrier électronique aux copropriétaires.
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Exporter au format Excel : utile pour un traitement complémentaire, l’archivage ou le partage interne.
L’export sous différents formats permet de répondre à des besoins variés et de conserver une traçabilité complète des documents.
Bonnes pratiques
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Vérifiez toujours les périodes sélectionnées pour éviter les doublons ou omissions.
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Contrôlez les soldes des comptes avant l’édition afin de garantir l’exactitude des relevés.
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Conservez une copie PDF ou Excel pour votre archivage interne et pour répondre à d’éventuelles questions des copropriétaires.
Conclusion
L’édition du relevé de charges est une étape clé de la gestion locative et de la comptabilité de copropriété. Elle permet d’assurer la transparence des opérations financières et de fournir aux copropriétaires un document clair et détaillé sur la répartition des charges.
En suivant les étapes : Éditions → Relevé de charges → sélection de la copropriété → période → Afficher → génération PDF/Excel, vous pouvez produire rapidement et efficacement un relevé fiable et prêt à être communiqué.
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