Étape 1 : Vérifier le solde de tout compte comme à votre habitude
Voici la procédure à suivre dans LOCKimmo :
1. Se rendre dans le menu GESTION, puis SOLDE DE TOUT COMPTE
2. Trouvez le bail concerné dans la liste des soldes de tout compte et cliquez sur le bouton SOLDE DE TOUT COMPTE
3. Le logiciel calculera automatiquement les éléments liés à la fin du bail : loyers restant à payer, dépôt de garantie à restituer
4. Vous pouvez enregistrer des retenues si nécessaire, en fonction des justificatifs dont vous disposez.
Étape 2 : Indiquez que le remboursement a été effectué par le propriétaire
Dans le formulaire du solde de tout compte, cochez la case dédiée signalant que le remboursement a été effectué directement par le propriétaire.
Cette option permet au logiciel de prendre en compte la transaction sans générer de mouvement de fonds au niveau de votre gestion.
Etape 3 : Valider le solde de tout compte
Après avoir vérifié l’exactitude des informations relatives au solde de tout compte et coché la case « Montant payé par le propriétaire », vous pouvez finaliser l’opération en cliquant sur « Valider le solde de tout compte ».
Que faire si la case « Montant payé par le propriétaire » n’a pas été cochée ?
Il peut arriver qu’un solde de tout compte soit validé sans avoir coché la case « Montant payé par le propriétaire », ce qui entraîne la génération d’un mouvement de fonds sur le compte bancaire géré par l’agence.
Dans ce cas, voici la marche à suivre pour corriger l’erreur :
Annulez le solde de tout compte existant
Rendez-vous dans le menu Gestion > Solde de tout compte, recherchez le bail concerné, puis cliquez sur le bouton Annuler le solde de tout compte.Relancez la procédure de solde
Cliquez à nouveau sur Solde de tout compte pour recréer l’opération.Cochez la case appropriée
Cette fois-ci, n’oubliez pas de cocher « Montant payé par le propriétaire » dans le formulaire.Validez le solde
Vérifiez les données puis cliquez sur Valider le solde de tout compte. Aucune écriture de paiement ne sera générée du côté de l’agence.Cette correction est importante pour que votre comptabilité reflète fidèlement la réalité des flux financiers et pour éviter toute confusion lors de vos rapprochements bancaires ou de vos éditions comptables.
En conclusion
Lorsque le propriétaire rembourse directement le dépôt de garantie au locataire, il est essentiel d’enregistrer correctement cette opération dans LOCKimmo pour garantir une comptabilité fidèle et éviter toute incohérence dans la gestion des flux. Grâce à la case spécifique prévue à cet effet, le logiciel permet de tracer l’information sans impacter votre trésorerie. En suivant les étapes décrites, vous assurez une clôture de bail conforme, transparente et parfaitement intégrée à votre suivi comptable.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !
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