Quand utiliser chaque type de retenue ?
Il est important de bien comprendre dans quel contexte utiliser la retenue classique ou la retenue conservée, car cela impacte directement la comptabilité et la gestion des fonds du locataire.
Retenue classique : Cette option est utilisée lorsque la somme à retenir doit être reversée directement au propriétaire. Par exemple, si un locataire a laissé un loyer impayé ou des charges non réglées au moment de son départ, le montant de la retenue sera automatiquement mouvementé sur le compte du propriétaire. C’est donc la solution à privilégier lorsque l’objectif est de solder une dette directement au bénéfice du propriétaire.
Retenue conservée : Cette option permet de mettre de côté une partie du dépôt de garantie en prévision de régularisations futures. Par exemple, si vous anticipez une régularisation de charges ou des dépenses liées à des réparations à venir, vous pouvez conserver un pourcentage du dépôt de garantie (par exemple 20 %) dans le trop-perçu du locataire. Cette somme sera disponible pour solder une facture ultérieure, tout en restant séparée des fonds reversés directement au propriétaire.
Bien choisir le type de retenue dès le départ permet de gagner du temps et d’éviter toute confusion ou erreur dans le traitement comptable des montants dus par ou au locataire.
Retenue classique :
Cliquez sur le + vert pour saisir une retenue classique. Cette option permet de conserver une partie du dépôt de garantie, qui sera alors créditée sur le compte du propriétaire.
Veillez à bien préciser qui effectue le remboursement du dépôt de garantie au locataire : l’agence ou le propriétaire.
2e solution :
Vous pouvez choisir de conserver une partie du dépôt de garantie — par exemple 20 % — afin de prévoir une éventuelle régularisation de charges.
Pour cela, cliquez sur le billet rouge situé à droite du solde de tout compte.
1 : 
2 : 
3 : Pour utiliser ce montant conservé, il vous faudra cliquer sur le bouton « Retenue conservée après départ du locataire ».
Vous pourrez consulter l’ensemble des retenues conservées. Il vous suffira de cliquer sur « Utiliser » : la somme sera alors transférée dans le trop-perçu du locataire et pourra être appliquée, par exemple, sur une facture de régularisation de charges.
Conseils supplémentaires pour une gestion optimale des retenues
Informer le locataire
Indiquez clairement le montant et la raison de chaque retenue afin de garantir la transparence et d’éviter tout malentendu.Conserver les justificatifs
Gardez les documents associés aux retenues (factures, relevés, etc.) pour pouvoir justifier les sommes retenues si nécessaire.Vérifier la comptabilité
Une fois le solde de tout compte finalisé, assurez-vous que les montants enregistrés correspondent aux écritures comptables du locataire et du propriétaire.
En conclusion
LOCKimmo vous offre deux options pour gérer les retenues lors d’un solde de tout compte : la retenue classique, pour reverser une somme directement au propriétaire, et la retenue conservée, pour mettre de côté une partie du dépôt de garantie en prévision d’éventuelles régularisations.
Bien maîtriser ces fonctionnalités vous permet d’assurer une gestion transparente et précise des comptes locataires, tout en facilitant le traitement des régularisations futures.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !