Relevé de charges de copropriété : ventilation entre charges propriétaires et charges locatives

📌 Contexte

1. Appels de fonds en N-1

Au cours de l’année N-1, vous procédez à l’enregistrement des appels de fonds de copropriété. Ces appels de fonds correspondent aux provisions demandées aux copropriétaires pour couvrir les charges de l’immeuble, telles que définies dans le budget prévisionnel.

Lors de cette étape, toutes les sommes appelées sont affectées intégralement aux charges propriétaires, car à ce stade, la ventilation exacte entre charges locatives et charges non récupérables n’a pas encore été précisée. Cette méthode simplifie la gestion comptable en attendant la régularisation.

Exemple concret :

• En N-1, vous lancez un appel de fonds de 1 000 € auprès des copropriétaires.

• Ces 1 000 € sont comptabilisés à 100 % en charges propriétaires.

2. Réception du relevé de charges en N

L’année suivante, en année N, vous recevez le relevé annuel des charges de copropriété. Ce document détaille précisément les dépenses réellement engagées, permettant ainsi une régularisation.

À cette occasion, vous constatez que certaines charges incluses dans l’appel de fonds initial concernent en fait les locataires (charges récupérables). Par exemple, des frais liés à l’entretien des parties communes, aux ordures ménagères ou à l’électricité des parties communes sont souvent considérés comme des charges locatives.

Cette distinction est importante car les charges locatives doivent être refacturées aux locataires, tandis que les charges non récupérables restent à la charge des propriétaires.

🔄 Réaffectation des montants

Lors de la réception du relevé de charges en année N, après avoir identifié que certaines dépenses initialement comptabilisées en charges propriétaires sont en réalité des charges locatives, il est nécessaire de procéder à une réaffectation comptable.

➡️ Étapes de la réaffectation

1. Reprise des montants sur les charges propriétaires
   Vous devez soustraire le montant des charges locatives identifié (ici 350 €) du total initialement comptabilisé en charges propriétaires. Cette opération réduit donc d’autant la charge portée au compte propriétaire, reflétant ainsi la réalité des dépenses supportées par ce dernier.

2. Affectation aux charges locatives
   Ensuite, vous réattribuez ces mêmes 350 € au compte correspondant aux charges locatives, qui concernent les locataires. Cette opération permet de ventiler correctement les dépenses, afin qu’elles soient refacturées aux locataires selon les règles en vigueur.

➡️ Important à noter

• Cette étape ne correspond pas à une nouvelle dépense, mais à un simple reclassement comptable des montants déjà enregistrés.

• L’objectif est d’assurer une ventilation fidèle des charges entre propriétaires et locataires, pour respecter les obligations comptables et légales.

• Cette réaffectation facilite aussi la gestion des appels de charges locatives en régularisation.

➡️ Exemple simplifié

Ainsi, les 350 € initialement inclus dans les charges propriétaires sont transférés vers les charges locatives, permettant une répartition conforme à la nature réelle des dépenses.

🧾 Saisie dans LOCKimmo

Lors de la saisie du relevé de charges dans LOCKimmo, cette opération est enregistrée comme une "opération blanche" :

• Vous ne créez pas une dépense supplémentaire.
• Vous ajustez simplement la répartition entre les deux types de charges.

Cela permet de garantir une régularisation fidèle et conforme, à la fois pour le propriétaire et pour le locataire.

✅ À retenir

• Cette opération est courante lors des régularisations de charges de copropriété.

• Elle permet d’éviter de surfacturer le propriétaire ou d’oublier de refacturer au locataire les charges récupérables.

• Elle est totalement prise en charge par LOCKimmo, sans que vous ayez à ressaisir des écritures complexes.

En conclusion

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