Régularisation de charges avec charges conservées à l'agence - Dépense payée par le propriétaire
La régularisation de charges est une étape essentielle dans la gestion locative, notamment lorsque les provisions pour charges sont conservées à l’agence. Dans ce cas, l’agence perçoit les provisions des locataires et les utilise pour régler les charges locatives avancées par le propriétaire. La régularisation permet de vérifier que les montants encaissés couvrent bien les dépenses réelles et d’ajuster les soldes des locataires et du propriétaire en conséquence.
1. Comprendre les comptes comptables concernés
Lors de la régularisation des charges dans LOCKimmo, plusieurs comptes sont mobilisés :
| Compte | Rôle |
|---|---|
| 465 – Provisions pour charges conservées à l’agence | Représente les provisions encaissées par l’agence pour régler les charges locatives |
| 411 – Propriétaire | Compte du propriétaire, utilisé pour enregistrer les sommes avancées ou remboursées |
| 419 – Trop-perçu locataire | Représente les montants versés en trop par le locataire |
2. Enregistrement d’une dépense payée par le propriétaire
Lorsque le propriétaire règle une charge locative, les écritures comptables sont automatiquement générées dans LOCKimmo :
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Débit du compte 465 – Provisions pour charges conservées à l’agence
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Crédit du compte 411 – Propriétaire
Cette opération permet d’imputer le montant avancé par le propriétaire sur son compte comptable, assurant ainsi que le solde reflète correctement les flux financiers.
3. Effectuer la régularisation de charges
Après l’enregistrement des dépenses, la régularisation s’effectue via le menu Régularisation de charges dans LOCKimmo. Les étapes principales sont :
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Sélectionner le bail et le locataire concerné.
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Vérifier les provisions cumulées et les charges réellement payées par le propriétaire.
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Lancer le calcul automatique de l’écart entre provisions versées et charges réelles.
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Vérifier les écritures générées et valider la régularisation.
4. Cas de figure lors de la régularisation
Deux situations peuvent se présenter :
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Le locataire a trop versé de provisions
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Une partie des provisions doivent être restituées.
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Écritures comptables :
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Débit : compte 465 – Provisions pour charges conservées à l’agence
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Crédit : compte 419 – Trop-perçu locataire
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Le locataire n’a pas suffisamment versé de provisions
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La régularisation génère une facture à émettre et à régler par le locataire, correspondant au montant restant dû.
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Cette facture peut être suivie et encaissée directement via LOCKimmo.
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5. Bonnes pratiques
Pour garantir une régularisation correcte et éviter les erreurs :
Vérifiez régulièrement les provisions cumulées et les dépenses avancées par le propriétaire.
Effectuez un contrôle préliminaire avant la régularisation annuelle pour détecter toute anomalie.
Conservez une traçabilité complète des régularisations, des écritures et des justificatifs pour faciliter les audits et la communication avec le propriétaire et le locataire.
Documentez toute correction ou modification apportée aux provisions ou aux charges pour éviter les confusions ultérieures.
Conclusion
La régularisation des charges avec provisions conservées à l’agence est une étape clé pour garantir une gestion locative précise et transparente. En suivant les bonnes pratiques et en utilisant correctement LOCKimmo, vous assurez que les soldes des locataires et des propriétaires reflètent fidèlement les montants encaissés et dépensés. Une régularisation rigoureuse permet non seulement de prévenir les erreurs et les écarts, mais aussi de maintenir la confiance des propriétaires et la satisfaction des locataires.
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