Quelle est la procédure pour transférer un dépôt de garantie du compte propriétaire vers le compte DG conservé par l’agence ?

Étape 1 : Saisie de la réception d’argent du propriétaire

Pour enregistrer le reversement du dépôt de garantie effectué par le propriétaire, il faut commencer par saisir la réception d’argent dans le logiciel de gestion.

1. Accéder au menu approprié

   • Dans la barre de navigation principale, cliquez sur le menu Gestion.

   • Ensuite, sélectionnez Paiements propriétaires, puis choisissez l’option Payer le propriétaire ou Recevoir de l’argent.

     
     

   • Cette étape permet d’accéder à toutes les opérations financières liées aux paiements entrants ou sortants concernant les propriétaires.

2. Cliquer sur “Réception d’argent”

   • En haut à droite de votre écran, vous trouverez un bouton Réception d’argent.

   • Vous pouvez saisir le montant reversé par le propriétaire, la date de réception, le compte bancaire et le libellé de votre choix.

     

Étape 2 : Modification du paramétrage de la fiche Bail.

1. Ouvrir la fiche bail correspondant à l’opération 

2. Cocher la case “Conservé par l’agence” dans l’onglet Mandat

   • Rendez-vous dans l’onglet Mandat de la fiche bail.

   • Cochez la case Conservé par l’agence pour indiquer que le dépôt de garantie ne doit pas être directement affecté à un paiement locatif mais conservé par l’agence pour le compte du propriétaire.

   • Dès que cette case est cochée, le logiciel met automatiquement à jour le compte comptable associé dans l’onglet Comptabilité, ce qui permet d’assurer une cohérence totale entre la saisie et la comptabilité.

     

      

Étape 3 : Saisie d’une Opération Diverses (OD) en comptabilité

Après avoir enregistré la réception d’argent dans le logiciel de gestion, il est nécessaire de passer l’écriture comptable correspondante sous forme d’une OD (Opération Diverses). Cette étape permet de refléter l’opération dans les comptes de l’agence et de garantir une comptabilité rigoureuse.

1. Accéder au menu de saisie d’OD

   • Rendez-vous dans le menu Comptabilité, puis sélectionnez Saisie d’une OD.

     

   • L’OD est un mécanisme comptable permettant d’enregistrer des mouvements financiers qui ne sont pas directement liés à une facture ou un paiement client standard.

      

     

2. Enregistrer l’écriture comptable

   • Pour cette opération :

     • Débit : compte 411xxx correspondant au propriétaire

       • Ce compte représente les créances de l’agence sur le propriétaire ou, selon le plan comptable, les sommes que le propriétaire nous a confiées.

     • Crédit : compte 466xxx ou 165xxx, selon le paramétrage comptable de votre agence

       • Ces comptes correspondent aux dépôts de garantie conservés par l’agence et permettent de distinguer clairement ces fonds des autres flux financiers.

   • Le choix entre 466xxx et 165xxx dépend de la manière dont votre agence a configuré la comptabilité et du plan comptable appliqué. Le compte correct est indiqué dans l’onglet Comptabilité de la fiche bail.

3. Vérification et validation

   • Après avoir saisi l’OD, vérifiez que les montants débités et crédités correspondent exactement au dépôt de garantie reversé par le propriétaire.

   • Validez l’écriture comptable afin qu’elle soit enregistrée de manière définitive dans les comptes de l’agence.

Résumé et bonnes pratiques

• Le dépôt de garantie reversé par le propriétaire doit toujours être enregistré comme “conservé par l’agence” pour garantir la séparation des fonds et la traçabilité.

• La procédure complète comprend deux étapes :

  1. Saisie de la réception d’argent dans le module Gestion.

  2. Saisie d’une OD comptable dans le module Comptabilité.

• Chaque étape doit être vérifiée pour assurer la cohérence entre le montant reçu, le bail concerné et les comptes comptables utilisés.

• Cette procédure permet d’assurer une gestion transparente et conforme des fonds confiés par le propriétaire, tout en facilitant le suivi comptable et la génération de rapports financiers précis.

En suivant rigoureusement ces étapes, votre agence garantit que toutes les sommes reçues et conservées sont correctement enregistrées, tracées et disponibles pour toute vérification future.

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