En effet, lors de l'enregistrement d'un encaissement, le logiciel s'appuie sur les informations présentes dans la fiche bail afin d'affecter correctement les mouvements financiers. Si le compte bancaire renseigné sur le bail n'est pas le bon, l'encaissement sera alors dirigé vers un compte incorrect.
Heureusement, cette situation peut être corrigée rapidement en vérifiant le paramétrage du bail puis en ressaisissant l'encaissement après avoir effectué les modifications nécessaires.
✅ Une vérification rapide du paramétrage
L'onglet Compta de la fiche bail vous permet de consulter le compte bancaire actuellement associé au contrat de location.
Cette vérification constitue le premier réflexe à adopter lorsque vous constatez qu'un encaissement n'a pas alimenté le compte bancaire attendu.
✅ Une correction simple du compte associé
Si le compte bancaire affiché n'est pas celui qui doit être utilisé pour ce bail, vous avez la possibilité de le modifier directement depuis la fiche du contrat.
Cette modification garantit que les prochains encaissements seront correctement affectés au compte bancaire souhaité.
✅ Une affectation correcte des futurs encaissements
Une fois le paramétrage corrigé, les nouveaux encaissements enregistrés sur le bail utiliseront automatiquement le bon compte bancaire.
Cette opération permet de maintenir une comptabilité fiable et cohérente avec l'organisation de votre gestion locative.
Voici les étapes à suivre pour corriger l'affectation d'un encaissement :
A. Vérifier le compte bancaire associé au bail
- Rendez-vous dans le menu VOS DONNÉES.
- Cliquez sur LISTE DES BAUX.
- Sélectionnez le bail concerné par la mauvaise affectation de l'encaissement.
- Ouvrez ensuite l'onglet COMPTA.
Dans cet onglet, vous trouverez un encadré permettant d'identifier le compte lié au bail.
Vérifiez attentivement que le compte affiché correspond bien au compte bancaire sur lequel les encaissements doivent être enregistrés.
B. Modifier le compte bancaire si nécessaire
Si le compte affiché n'est pas correct :
- Cliquez sur l'icône représentant une loupe 🔎.
- Recherchez le compte bancaire qui doit être associé au bail.
- Sélectionnez le compte approprié.
💡 Une fois la modification effectuée, cliquez sur Enregistrer en haut à droite de la fiche bail.
⚠️ Cette étape est indispensable. Sans enregistrement, la modification ne sera pas prise en compte par le logiciel et les futurs encaissements continueront à être affectés sur l'ancien compte.
C. Supprimer l'encaissement enregistré sur le mauvais compte
Après avoir corrigé la fiche bail :
- Rendez-vous dans le menu GESTION.
- Cliquez sur ENCAISSEMENTS.
- Sélectionnez REGISTRE DES ENCAISSEMENTS.
Recherchez ensuite l'encaissement concerné.
Une fois celui-ci identifié, cliquez sur l'icône représentant une corbeille rouge 🗑️ afin de le supprimer.
⚠️ Cette suppression est nécessaire car un encaissement déjà enregistré ne se réaffecte pas automatiquement après modification du compte bancaire associé au bail.
D. Actualiser les données de votre base
Afin de vous assurer que les dernières modifications sont bien prises en compte par le logiciel :
- Retournez sur votre Tableau de bord.
- Cliquez sur les doubles flèches de rafraîchissement 🔄️.
Cette opération permet d'actualiser les informations de votre base et de garantir que les nouveaux paramètres seront utilisés lors de la prochaine saisie.
E. Ressaisir l'encaissement
Une fois les données actualisées :
- Rendez-vous dans le menu GESTION.
- Cliquez sur ENCAISSEMENT EXPRESS.
- Procédez à la saisie de votre encaissement comme habituellement.
Le logiciel utilisera désormais le compte bancaire correctement renseigné sur la fiche bail et l'encaissement sera affecté au bon compte.
💡 Bonnes pratiques
Lorsque vous créez un nouveau bail ou modifiez un dossier existant, il est recommandé de vérifier systématiquement le compte bancaire associé dans l'onglet Compta. Cette vérification préventive permet d'éviter les erreurs d'affectation et limite les corrections ultérieures.
Il est également conseillé de contrôler régulièrement vos encaissements dans le registre afin de détecter rapidement toute anomalie éventuelle et d'assurer un suivi comptable fiable.
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