Gestion des provisions pour charges : reversées au propriétaire ou conservées à l’agence

1. Comprendre les deux types de provisions de charges

Provisions reversées au propriétaire

Il s’agit des provisions pour charges que le locataire verse chaque mois et qui sont intégralement reversées au propriétaire. Elles n’impactent pas la trésorerie de l’agence.

Provisions conservées à l’agence

Ces provisions sont perçues par l’agence et servent à couvrir les charges locatives réglées par le propriétaire. Elles permettent d’équilibrer le compte du propriétaire lors de la régularisation.

2. Où paramétrer les provisions dans LOCKimmo ?

Le paramétrage des provisions se réalise directement depuis la fiche du bail :

Accédez au menu Vos données.
Ouvrez Liste des baux.
Sélectionnez le bail concerné.
Rendez-vous dans l’onglet Mandat.
Positionnez le curseur sur l’option de gestion des provisions, en choisissant :
- Reversées au propriétaire
- Conservées à l’agence

Important : lors de la création d’un nouveau bail, le paramétrage par défaut des provisions pour charges est Reversées au propriétaire.

3. Écritures comptables des provisions

Lors de l’encaissement du loyer par le locataire, LOCKimmo génère automatiquement les écritures comptables pour refléter correctement les flux entre locataire, agence et propriétaire :

Provisions reversées au propriétaire :
- À l’encaissement :
  - Débit : Compte Banque
  - Crédit : Compte Propriétaire 411-XXX

Provisions conservées à l’agence :
- À l’encaissement :
  - Débit : Compte Banque
  - Crédit : Compte Provisions pour charges conservées à l’agence (465)

Suivi et contrôle des provisions

Un suivi régulier des provisions est essentiel pour éviter les écarts et garantir une comptabilité fiable. Il est recommandé de vérifier périodiquement les soldes des comptes locataires et propriétaires, ainsi que les provisions cumulées, afin de détecter toute anomalie avant la régularisation annuelle. Cette vérification permet également de s’assurer que les flux financiers sont conformes aux choix de paramétrage et aux attentes du propriétaire. En parallèle, conserver une traçabilité claire des écritures et des décisions prises facilite les audits et assure la transparence envers les parties prenantes. Un suivi rigoureux contribue à prévenir les erreurs et à maintenir la confiance entre locataires, propriétaires et agence.

Conclusion

Le paramétrage correct des provisions pour charges est un élément clé d’une gestion locative fiable et transparente. En choisissant le mode adapté et en comprenant le fonctionnement des écritures comptables générées, vous assurez un suivi précis des flux financiers entre locataires, agence et propriétaires. L’application des bonnes pratiques et le contrôle régulier des provisions permettent de prévenir les anomalies et de garantir une régularisation annuelle exacte, tout en maintenant la confiance des propriétaires et la satisfaction des locataires.

N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !