Premier appel de loyer et fichier de prélèvement

Pourquoi le premier appel de loyer ne permet pas la génération d’un fichier de prélèvement ?

Sur LOCKimmo, le premier appel de loyer d’un nouveau locataire est particulier car il intègre plusieurs paramètres spécifiques tels que la proratisation du loyer (en fonction de la date d’entrée dans le logement) et souvent l’appel du dépôt de garantie. Ces éléments rendent ce premier appel plus complexe que les appels standards qui suivent un calendrier régulier.

Le logiciel génère donc ce premier appel directement depuis la fiche bail afin de prendre en compte ces ajustements personnalisés. Or, les fichiers de prélèvement SEPA, qui sont utilisés pour automatiser les prélèvements bancaires, nécessitent des données standardisées et formatées de manière précise, correspondant à des loyers pleins et réguliers.

Parce que le premier appel contient des calculs spécifiques (prorata temporis, dépôt de garantie, montants variables), il ne peut pas être directement intégré dans un fichier de prélèvement. Les formats SEPA exigent une uniformité des montants et des dates d’échéance, ce qui n’est pas compatible avec la nature ajustée du premier loyer.

C’est pourquoi LOCKimmo ne permet pas la génération d’un fichier de prélèvement pour ce premier appel. À la place, l’encaissement doit être effectué par une autre méthode, telle qu’un virement bancaire manuel ou un paiement en espèces, permettant ainsi de garder une trace claire et sécurisée de cette première transaction.

Génération des fichiers de prélèvement pour les loyers suivants :

Une fois le premier appel de loyer traité, vous pouvez gérer les prélèvements des loyers suivants via deux méthodes adaptées à vos besoins :

• Intégrer les loyers dans une campagne de prélèvements groupés :
  Cette méthode consiste à regrouper plusieurs appels de loyers dans une seule campagne. Vous sélectionnez les baux concernés, puis générez un fichier de prélèvement unique qui contient l’ensemble des montants à prélever pour tous les locataires sélectionnés. C’est la solution idéale pour automatiser la gestion mensuelle et limiter les manipulations manuelles.

• Créer un fichier de prélèvement individuel :
  Vous pouvez également générer un fichier séparé en lançant l’appel de loyer individuellement pour chaque locataire. Cette méthode offre plus de souplesse, notamment si certains locataires nécessitent une gestion spécifique ou un traitement à des dates différentes.

En résumé

Bien que la génération d’un fichier de prélèvement ne soit pas possible pour le premier appel de loyer, vous pouvez enregistrer ce paiement par d’autres moyens comme le virement bancaire. Pour les loyers suivants, la création de fichiers de prélèvement, en groupe ou individuellement, est entièrement prise en charge par le logiciel.

N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !

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