Pourquoi un locataire n’apparaît-il pas dans le tableau des impayés ?
Un locataire peut ne pas figurer dans le tableau des impayés, même s’il n’a pas réglé son loyer, si la date d’échéance mentionnée dans l’appel de loyer n’est pas encore dépassée.
Exemple :
Un appel de loyer est émis le 1er juillet avec une échéance au 20 juillet. Tant que cette date n’est pas dépassée, le logiciel ne considère pas ce loyer comme impayé, même si aucun paiement n’a été enregistré.
Comment corriger une échéance incorrecte ?
Si la date d’échéance est trop éloignée (ex. : 15 ou 20 jours après la date d’appel), il est recommandé de la modifier afin que les prochains loyers soient bien pris en compte comme échus à la date souhaitée.
Étapes à suivre :
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Accédez au menu VOS DONNÉES, puis à la liste des baux
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Sélectionnez le bail concerné
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Ouvrez l’onglet Loyer
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Modifiez le champ Date d’échéance selon vos besoins
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Enregistrez les modifications
Cette nouvelle échéance sera reprise automatiquement lors des futurs appels de loyers.
Comment faire apparaître immédiatement un locataire dans la liste des impayés ?
Si vous souhaitez que le locataire figure dès maintenant dans la liste des relances :
Supprimez l’appel de loyer concerné.
Ressaisissez-le avec une date d’échéance correctement définie.
Le logiciel recalculera alors les impayés sur la base de cette nouvelle échéance.
Lien entre la date d’échéance et l’apparition dans le tableau de bord des impayés
Dans LOCKimmo, le tableau de bord des impayés se met automatiquement à jour en fonction des appels de loyers émis et des paiements enregistrés.
Cependant, c’est la date d’échéance renseignée dans chaque appel de loyer qui détermine à partir de quand un loyer est considéré comme impayé et donc visible dans ce tableau.
🔄 Mise à jour du tableau des impayés : dans quels cas ?
Le tableau des impayés est actualisé dans les situations suivantes :
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Automatiquement chaque jour, en identifiant les loyers arrivés à échéance mais non réglés.
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Lors de l’enregistrement d’un paiement ou de la création/modification d’un appel de loyer.
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Suite à certaines actions manuelles, comme la suppression puis la recréation d’un appel de loyer avec une date d’échéance plus proche (ex. : le 6 du mois), afin d’accélérer son apparition dans le tableau.
Conséquences d’une date d’échéance mal paramétrée ?
Une date d’échéance incorrecte peut sembler anodine, mais elle peut entraîner plusieurs dysfonctionnements dans le suivi des loyers et la gestion des relances. Voici les impacts les plus courants :
1. Absence du locataire dans le tableau des impayés
Si la date d’échéance est trop éloignée dans le temps (ex. : au 15 ou au 20 du mois), le loyer ne sera pas considéré comme en retard avant cette date. Cela peut retarder l’identification des impayés et fausser la vision de la situation locative du portefeuille.
🔎 Exemple : un locataire n’a pas payé son loyer du 1er juillet. Si l’échéance est fixée au 20 juillet, le logiciel ne le considérera pas comme en impayé avant cette date, même si le paiement est attendu dès le 1er.
2. Non-déclenchement des relances automatiques
LOCKimmo déclenche les relances (emails, courriers, SMS) uniquement lorsque le loyer est effectivement en retard, c’est-à-dire après la date d’échéance. Si celle-ci est incorrecte, les relances ne partiront pas, ce qui ralentit la gestion du recouvrement.
3. Décalage dans les indicateurs de gestion
La date d’échéance a un impact direct sur :
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Le tableau de bord des impayés
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Les rapports de gestion mensuels
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Les indicateurs de suivi locatif
Un paramétrage incohérent peut fausser ces indicateurs et donner une image erronée de la trésorerie ou du taux d’impayés.
4. Risque d’oublis ou de confusion
Si certains baux ont une échéance au 5, d'autres au 15 ou au 20, cela crée un manque d’uniformité dans la gestion. Ce type d’incohérence augmente le risque d’oublier une relance ou de mal prioriser les actions.
En conclusion
Veiller à bien paramétrer les dates d’échéance vous permet de garantir un suivi fiable des loyers impayés et d’assurer une relance efficace des locataires.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !
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