Pourquoi n'enregistre-t-on que le Compte de Gestion ?
Compte courant VS Compte Gestion - Cette distinction est essentielle car elle repose sur une séparation stricte entre la comptabilité de l'agence (le mandataire) et la gestion des fonds des clients (les mandants).
Dans un logiciel de gestion locative, on enregistre le "compte de gestion" (souvent appelé compte de tiers ou compte mandant) pour les raisons suivantes :
1. La séparation des patrimoines (Obligation Loi Hoguet)
En tant que gestionnaire, l'argent que vous encaissez (loyers, charges, dépôts de garantie) ne vous appartient pas. C'est le patrimoine de vos propriétaires bailleurs.
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Le compte de gestion : Il sert à retracer les flux financiers "pour le compte de tiers". Le logiciel suit qui a payé quoi et à qui cet argent doit être reversé.
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Le compte courant (ou de fonctionnement) : C'est le compte bancaire propre à votre entreprise. On n'y enregistre que vos revenus (vos honoraires de gestion une fois prélevés) et vos charges (loyer de vos bureaux, salaires, EDF). Mélanger les deux serait une faute professionnelle grave.
2. Le suivi de la "Dette Mandant"
Le logiciel de gestion locative n'est pas un logiciel de comptabilité générale classique. Sa mission principale est de répondre à la question : "Combien l'agence doit-elle reverser à chaque propriétaire à l'instant T ?".
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Le compte de gestion enregistre les créances (loyers dus) et les dettes (travaux à payer aux artisans, loyers à reverser au bailleur).
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Enregistrer votre propre compte courant dans ce logiciel polluerait la vision du "solde mandant" et rendrait le calcul des reversements impossible.
3. La garantie financière et les audits
Les administrateurs de biens sont soumis à des contrôles de leur caisse de garantie (ex: GALIAN, SOCAF).
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L'auditeur vérifie que le solde bancaire du compte "Mandat" (le compte banque réel) correspond exactement à la somme des soldes des comptes de gestion (ce que le logiciel dit que vous devez aux propriétaires).
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Si votre compte courant était mélangé dans le logiciel, il serait impossible de prouver que vous ne "piochez" pas dans l'argent des loyers pour payer vos propres factures.
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