Étape 1 : Rafraîchir l’affichage des données
Avant toute vérification, assurez-vous que les données affichées sont à jour :
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Dans le tableau de bord des relances impayées, cliquez sur les doubles flèches situées en haut du tableau de bord.
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Cette action permet de rafraîchir et actualiser les données, garantissant que l’affichage correspond aux dernières informations saisies.
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Vous pouvez également retrouver ces doubles flèches en haut du tableau, à côté de la section Infos et Alertes.
⚠️ Souvent, une simple actualisation résout la majorité des écarts d’affichage.
Étape 2 : Vérifier les écarts persistants
Si, malgré le rafraîchissement, les montants restent différents :
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Cela signifie qu’il existe un écart entre le solde du locataire et le montant restant à charge dans le menu Encaissements.
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Cette situation peut survenir suite à un dysfonctionnement ou une erreur lors d’une étape de gestion sur ce locataire (saisie, paiement partiel, OD mal affectée, etc.).
Étapes à vérifier pour identifier l’écart
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Vérifiez toutes les opérations comptables et saisies associées au locataire dans le menu Encaissements.
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Contrôlez si certains paiements ou régularisations n’ont pas été correctement affectés.
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Comparez le solde locataire avec le détail des encaissements pour identifier l’origine de l’écart.
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Corrigez les éventuelles erreurs ou saisies manquantes afin que le solde et le tableau de bord concordent.
Comment résoudre un cas d'écart entre l'écran encaissements et le solde locataire?
=> Liste des vérifications que vous pouvez réaliser
Lorsque vous constatez un écart entre le montant du locataire sur l'écran encaissements et le solde de ce même locataire sur sa fiche locataire,
Je vous invite à suivre les étapes suivantes pour comprendre et solutionner le problème.
1 - Dans le menu Gestion > Comptabilité > Balance comptable, Il faut vérifier dans le compte 658xxx si il n'y a pas un encaissement affecté à ce compte.
Si oui, il faut donc supprimer cet encaissement et le ressaisir afin qu'il s'affecte sur le bon compte comptable.
2 - Dans le menu Gestion > Comptabilité > Registre des OD >
Dans le cas où une OD a été saisie pour le locataire, je vous invite à vérifier que le compte 810xxx du locataire est bien mouvementé.
3 - Dans le menu Gestion > Loyers et Facturations > Registre des loyers et facturations > vous devez vérifier qu'il n'y a pas eu la saisie d'un appel négatif
4 -Vous pouvez également faire un pointage entre les appels de loyer et les encaissements Pour cela, je vous invite à aller dans le menu Editions et à éditer la liste des appels de loyers et la liste des encaissements
Cette procédure permet de comprendre et corriger les différences entre le tableau de bord des impayés et le solde locataire, garantissant ainsi un suivi précis et fiable des paiements.
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