Le propriétaire peut-il accéder à son compte sur le logiciel pour consulter ses documents ?

L’accès des propriétaires à leurs documents via l’extranet est une fonctionnalité particulièrement pratique et efficace proposée par le logiciel. Cette option permet aux propriétaires de consulter tous les fichiers mis à leur disposition et liés à leur bien immobilier. Cela inclut, par exemple, les factures, les relevés de gestion, les rapports d’assemblée générale ou tout autre document important ajouté par le gestionnaire. Grâce à cet outil, les échanges entre l’agence ou le gestionnaire et le propriétaire sont fluidifiés. Tout est centralisé dans un espace sécurisé accessible à tout moment.

1. Création d’un accès extranet pour le propriétaire

Pour qu’un propriétaire puisse accéder à ses documents, la première étape est de lui créer un accès extranet. Cet accès est strictement personnel et sécurisé : chaque propriétaire reçoit des identifiants uniques (nom d’utilisateur et mot de passe) qui lui permettent de se connecter à son espace.

La création de cet accès est réalisée directement via Lockimmo.

Une fois l’accès configuré, le propriétaire pourra se connecter depuis n’importe quel appareil disposant d’une connexion Internet (ordinateur, tablette ou smartphone).

Pour un guide détaillé sur la création d’un accès extranet, consultez notre article : Comment inscrire à l’extranet les locataires ou les propriétaires.

2. Mise à disposition des documents

L’extranet ne diffuse pas automatiquement les documents aux propriétaires. C’est au gestionnaire ou à l’agence de les mettre en ligne dans le logiciel.

Pour cela :

Ouvrez la fiche du propriétaire concerné dans votre logiciel.
Rendez-vous dans l’onglet GED (Gestion Électronique de Documents).
Téléversez les documents que vous souhaitez partager : factures, relevés de comptes, attestations, rapports d’entretien, etc.

Tous les fichiers ajoutés à la GED seront visibles dans l’espace personnel du propriétaire, via le menu Porte documents. Ce menu centralise l’ensemble des documents disponibles, classés par type ou par date d’ajout, pour une recherche rapide et efficace.

3. Consultation des documents par le propriétaire

Une fois les documents ajoutés dans l’onglet GED :

Le propriétaire se connecte à l’extranet avec ses identifiants.
Il accède au menu Porte documents de son espace personnel.
Tous les fichiers mis à disposition par le gestionnaire y apparaissent, prêts à être consultés ou téléchargés.

Ce système est disponible 24h/24 et 7j/7, ce qui offre une grande autonomie au propriétaire. Il peut ainsi retrouver une facture ou un relevé de gestion à tout moment, sans dépendre des horaires d’ouverture de l’agence.

4. Avantages de l’extranet pour le propriétaire et le gestionnaire

Gain de temps : plus besoin d’envoyer manuellement chaque document par e-mail ou courrier.
Centralisation : tous les documents sont regroupés au même endroit.
Sécurité : l’accès est protégé par des identifiants uniques et un espace sécurisé.
Accessibilité : possibilité de consulter les documents depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.
Historique : conservation des documents anciens pour consultation ultérieure.

5. En résumé

Étape 1 : Créez un accès extranet pour le propriétaire.
Étape 2 : Ajoutez les documents dans l’onglet GED de sa fiche propriétaire.
Étape 3 : Le propriétaire peut se connecter à l’extranet et retrouver ses documents dans le Porte documents.

Cette fonctionnalité améliore considérablement la communication avec les propriétaires et leur donne plus d’autonomie pour suivre la gestion de leur bien immobilier.

N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !