Contexte
Dans la gestion locative, il est fréquent de percevoir des aides au logement telles que la CAF (Caisse d’Allocations Familiales) pour vos locataires. Lorsque vous générez un appel de loyer, vous pouvez inscrire le montant de la CAF directement dans le détail des écritures de l’appel de loyer. Ce montant apparaît donc bien dans le tableau de récapitulatif des écritures comptables de votre locataire. Cependant, il arrive que ce montant ne soit pas automatiquement déduit sur l’avis d’échéance que vous éditez et envoyez à votre locataire.
Cette situation peut générer des confusions pour vos locataires, qui ne voient pas le montant de la CAF déduit de leur loyer, ainsi que pour vous, car elle complique la lecture et le suivi des encaissements. Il est donc important de comprendre les causes de ce problème et de savoir comment le résoudre pour que vos appels de loyers reflètent correctement la déduction de la CAF.
Pourquoi le montant de la CAF n’apparaît pas sur l’avis d’échéance ?
Le problème principal est lié aux paramètres de personnalisation de votre logiciel de gestion locative. Par défaut, certaines options d’affichage ne sont pas activées afin de laisser à chaque gestionnaire la liberté de choisir quelles informations apparaissent sur les appels de loyers et sur les avis d’échéance.
Dans ce cas précis :
-
Le montant de la CAF est bien enregistré dans le tableau des écritures de l’appel de loyer.
-
Mais l’option permettant d’imprimer la déduction de la CAF sur l’avis d’échéance n’a pas été activée.
-
Par conséquent, même si le logiciel connaît le montant exact de la CAF, il ne l’affiche pas automatiquement sur le document destiné au locataire.
Ceci est intentionnel et permet aux gestionnaires de choisir s’ils souhaitent ou non afficher la CAF sur les documents envoyés aux locataires, pour des raisons de confidentialité ou de clarté des documents.
Solution : activer l’affichage de la CAF sur les appels de loyers
Pour que le montant de la CAF soit automatiquement déduit et affiché sur les prochains appels de loyers, vous devez modifier vos paramètres de personnalisation. Voici les étapes détaillées :
-
Accédez à vos paramètres de personnalisation
Il faut aller dans le menu Paramétrages > Personnalisations > Options des imprimés
-
Activez l’option “Imprimer la CAF sur les appels de loyers”
Cette option permet au logiciel d’inclure automatiquement le montant de la CAF dans le calcul du montant total à payer par le locataire et de l’afficher sur l’avis d’échéance.
-
Activez également l’option “Imprimer le détail des paiements sur les quittances et reçus
Cette case permet de détailler le calcul de la CAF pour que le locataire puisse voir exactement comment la déduction est effectuée. Cela améliore la transparence et facilite la compréhension des documents pour vos locataires.
-
Enregistrez vos modifications
N’oubliez pas de sauvegarder vos paramètres afin que les modifications soient prises en compte pour tous les appels de loyers futurs.
Bonnes pratiques et recommandations
-
Vérifiez régulièrement vos paramètres de personnalisation afin de vous assurer que les options d’affichage correspondent à vos besoins et aux attentes de vos locataires.
-
Affectez toujours correctement les paiements reçus pour garantir la cohérence de votre comptabilité et de vos états financiers.
-
Testez vos appels de loyers après modification des paramètres pour vérifier que le montant de la CAF est bien affiché et correctement déduit.
Résumé
Le montant de la CAF peut ne pas apparaître automatiquement sur les appels de loyers pour deux raisons principales :
-
L’option d’affichage n’est pas activée dans vos paramètres de personnalisation.
-
Vous percevez la CAF avec un décalage, ce qui nécessite une affectation manuelle au mois concerné.
En activant les options « Imprimer la CAF sur les appels de loyers » et « Imprimer le détail des paiements sur les quittances et reçus », et en enregistrant vos modifications, le montant de la CAF sera automatiquement déduit et correctement affiché sur les prochains appels de loyers.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !