Si vous allez sur l'écran encaissement et que vous sélectionnez votre locataire vous obtenez une liste des éléments que le locataire doit vous payer. A mesure que vous réaliserez des encaissements cette liste d'éléments (ex: loyers) sera soldée.
Parfois la liste présente sur l'écran encaissement peut donner une somme restant à payer différente du solde du locataire que vous trouvez sur sa fiche locataire.
Voici comment trouver l'origine de ce delta
Etape 1 : Assurez vous de faire vos rapprochements bancaires régulièrement
Cette étape est essentielle pour vous assurer que les mouvements d'argent présents sur votre compte bancaire sont bien le reflet des mouvements présents dans votre logiciel. Cette étape régulière et importante vous évitera beaucoup d'incompréhensions ou de questionnements. Donc si vous percevez un décalage assurez vous tout d'abord d'être à jour de vos rapprochements bancaires.
Etape 2 : Vérifiez vos trop perçus
Lorsque vous encaissez une somme de la part d'un locataire le montant réglé enregistré sur l'écran encaissement va s'imputer sur des éléments à payer (ex: loyers...). Parfois il se peut que le montant payé ne trouve pas à s'imputer. Par exemple si vous recevez une somme de 600€ et que votre locataire ne vous doit que 500€ vous aurez alors la création automatique d'un trop perçu de 100€.
Ceci n'est pas gênant et ce trop perçu pourra être utilisé pour solder de futures sommes dues par votre locataire.
Toutefois si vous constatez un décalage entre votre écran encaissements et le solde de votre locataire intéressez vous tout d'abord au compte trop perçu de votre locataire.
Pour l'analyser rendez-vous sur la fiche du locataire. Cliquez sur l'onglet comptabilité et vous y trouverez le compte comptable dédié aux trop perçus de votre locataire (il comment par la racine 419)
Copiez ce numéro de compte et allez dans Gestion - Comptabilité - Extrait de comptabilité
Ouvrez la page Extrait de comptabilité et collez votre compte trop perçu dans le champ approprié puis cliquez sur Filtrer
Vous obtiendrez le détail du compte trop perçu de votre locataire
Sur cet extrait de compte vous pourrez trouver des incohérences.
Parmi ces incohérences vous pourrez par exemple avoir le cas où votre total début sera supérieur à votre total crédit
Cette situation illustre le fait que vous avez utilisé trop de trop perçu par rapport aux trop perçus générés et c'est anormal. Corrigez donc le compte en annulant les opérations incorrectes (ex: OD, encaissement...) ceci jusqu'à retrouver une situation comptable normale. Une fois ceci fait il est probable que votre différence encaissement / solde locataire aura disparu.
