1. Qu’est-ce qu’un décompte de charges locatives ?
-
Le décompte de charges locatives correspond à la régularisation annuelle des provisions versées par le locataire.
-
Il compare le montant des provisions payées au cours de l’année avec les dépenses réelles engagées par le bailleur ou le syndic de copropriété.
-
Si le locataire a versé trop de provisions, un remboursement lui est dû. À l’inverse, si les provisions sont insuffisantes, un complément lui sera demandé.
Le décompte constitue donc un document de transparence et de justification. Il doit être mis à disposition du locataire, accompagné des pièces justificatives (factures, relevés de charges de copropriété, etc.) afin qu’il puisse vérifier le détail des montants.
2. Où et comment visualiser le décompte de charges ?
Il faut aller dans le menu Gestion > Régularisations de charges.
Avant de consulter le détail des comptes, il est possible d’affiner la recherche grâce aux filtres disponibles :
-
Filtrer sur une période ?
Activez le bouton Oui afin de sélectionner une période précise. Par défaut, une année civile est souvent utilisée (exemple : du 01/01/2024 au 31/12/2024). -
Sélectionner tous les baux ?
Positionnez le bouton sur Non si vous souhaitez cibler un bail en particulier. Passez le sur Oui si vous voulez analyser l’ensemble des baux. -
Régularisation spécifique ?
Ce filtre permet de focaliser sur un type précis de régularisation (utile notamment pour les cas particuliers).
Une fois vos paramètres définis, cliquez sur le bouton Filtrer pour actualiser les résultats.
=> Lecture du tableau récapitulatif
Après avoir filtré, un tableau récapitulatif s’affiche. Il contient plusieurs colonnes essentielles :
-
Bail concerné : indique le nom du locataire et l’adresse du logement.
-
Charges locatives : total des charges réelles imputées au locataire sur la période.
-
Provisions : montant cumulé des provisions versées par le locataire.
-
À régulariser : différence entre charges réelles et provisions.
-
Compte comptable : référence interne au plan comptable du logiciel.
-
Situation : indique si le locataire doit régler un complément (« À rembourser») ou s’il doit être remboursé (« Trop versé »).
Afin de visualiser le détail du compte charges, il faut ensuite cliquer sur le bouton "détail du compte charges" à droite de l'écran.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec le détail complet :
-
Dates des opérations (ex. : 06/12/2024).
-
Type d’écriture (Virement, régularisation, etc.).
-
Libellé (exemple : « PC reversées – CAF Prov. charges »).
-
Montant HT et TVA (si applicable).
-
Ventilation entre charges locatives et provisions/crédits.
En bas de l’écran, un bilan chiffré récapitule :
-
Total des charges locatives.
-
Total des provisions pour charges.
-
Solde global.
Dans la partie droite de la fenêtre “Détail du compte charges”, plusieurs actions sont possibles grâce aux boutons colorés :
-
🖨️ Imprimer : génère une version imprimable du décompte, pratique pour joindre à un courrier papier.
-
📊 Exporter en Excel : permet de récupérer les données dans un fichier tableur, utile pour retraiter les informations ou conserver un historique numérique.
-
✉️ Envoyer par mail : facilite la communication directe avec le locataire ou le bailleur en transmettant le décompte par e-mail.
Ces options garantissent une diffusion simple, rapide et adaptée à tous les usages.
Pour approfondir sur le sujet, nous vous invitons à consulter les autres articles disponibles sur notre base de connaissances, notamment sur les thèmes suivants :
- Comment effectuer une régularisation de charges?
https://aide.lockimmo.com/basedeconnaissances/comment-effectuer-une-r%C3%A9gularisation-de-charges
- Comment supprimer une régularisation de charges?
https://aide.lockimmo.com/basedeconnaissances/comment-supprimer-une-r%C3%A9gularisation-de-charges
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !