Étape 1 : Vérifier que le bail est en cours
Avant toute saisie, assurez-vous que le bail concerné est bien en cours dans le logiciel.
En effet, la reprise de solde ne peut être effectuée que si le bail est actif. Si le bail n’est pas encore créé ou si sa date de fin est dépassée, la reprise de solde ne pourra pas être enregistrée correctement.
Étape 2 : Accéder au menu Reprise de solde
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Rendez-vous dans le menu principal "Gestion".
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Sélectionnez ensuite "Reprise de solde".
C’est dans ce module que vous allez pouvoir saisir le montant du dépôt de garantie à reprendre et l’associer au bon propriétaire et au bon bail.
Étape 3 : Indiquer les informations de base
Une fois dans l’écran de reprise de solde :
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Date de reprise de solde : saisissez la date à laquelle vous souhaitez enregistrer cette opération. Cette date sera utilisée comme référence dans vos écritures comptables.
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Propriétaire : sélectionnez, dans le menu déroulant, le propriétaire concerné. Celui-ci doit être lié au bail du locataire pour lequel vous effectuez la reprise.
Étape 4 : Accéder à l’onglet Solde locataire
Cliquez sur l’onglet "Solde Locataire".
C’est ici que vous allez indiquer les détails spécifiques au bail :
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Sélection du locataire : choisissez le locataire dans la liste.
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Le bail se renseigne automatiquement dès lors que le locataire est associé à un contrat actif.
Cela vous évite d’éventuelles erreurs de rattachement.
Étape 5 : Saisir le montant du dépôt de garantie
Dans le champ prévu à cet effet, saisissez le montant du dépôt de garantie (DG) à reprendre.
Ce montant doit correspondre à la somme effectivement versée par le locataire lors de son entrée dans les lieux et qui est actuellement en détention du propriétaire ou transféré dans le cadre de votre gestion.
Étape 6 : Enregistrer et générer la transaction comptable
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Cliquez sur "Enregistrer" pour valider la saisie.
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Ensuite, cliquez sur "Générer la transaction comptable" (bouton situé en bas à droite de votre écran).
Cette étape est indispensable : c’est elle qui crée l’écriture comptable correspondante dans le logiciel, garantissant la cohérence de vos comptes.
Points importants à retenir
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La reprise de solde du dépôt de garantie ne s’affiche pas sur le relevé de compte du locataire.
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Elle ne figure pas non plus sur le rapport de gérance transmis au propriétaire.
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Cette opération est uniquement destinée à mettre à jour la comptabilité interne de votre base de gestion, afin que les dépôts de garantie en cours soient correctement suivis.
Exemple pratique
Imaginons que vous repreniez la gestion d’un bail signé en 2023, pour lequel le locataire a versé 800 € de dépôt de garantie à l’ancien gestionnaire.
Lors de la reprise du dossier :
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Vous accédez au menu Gestion > Reprise de solde.
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Vous sélectionnez le propriétaire du bail.
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Dans l’onglet Solde Locataire, vous choisissez le locataire concerné (le bail s’affiche automatiquement).
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Vous saisissez 800 € en dépôt de garantie, puis enregistrez et générez la transaction comptable.
Votre comptabilité est désormais alignée, sans avoir besoin de saisir une écriture manuelle.
Conclusion
Saisir une reprise de solde de dépôt de garantie est une opération simple mais cruciale pour assurer la fiabilité de vos comptes. En suivant ces étapes – vérification du bail, saisie de la date et du propriétaire, sélection du locataire, saisie du DG, enregistrement et génération de l’écriture comptable – vous garantissez une reprise claire et conforme.
⚠️ N’oubliez pas : cette reprise n’apparaît pas dans les documents destinés au locataire ou au propriétaire. Elle est exclusivement comptable et sert à refléter correctement la situation financière dans votre base de gestion.
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