Problématique
Il peut arriver qu’un paramétrage incorrect des charges locatives entraîne des reversions inexactes aux propriétaires. Par exemple, des charges peuvent être saisies comme “conservées par l’agence” alors qu’elles doivent en réalité être versées au propriétaire.
Ce type d’erreur peut concerner un ou plusieurs baux et remonter à plusieurs mois.
Solutions pour corriger l’erreur
Deux approches principales permettent de rectifier la situation, selon l’état des écritures comptables :
Solution 1 : Modification du paramétrage dans le bail
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Ouvrir la fiche du bail concerné.
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Accéder à l’onglet Mandat.
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Modifier le paramétrage pour indiquer que les charges sont versées au propriétaire.
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Si nécessaire, supprimer les appels de loyers et leurs encaissements.
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Recréer les appels de loyers pour que les provisions soient reversées correctement.
⚠️ Cette solution est adaptée lorsque les écritures peuvent être recréées sans impacter d’autres opérations comptables.
Solution 2 : Saisie d’une opération comptable corrective
Si les écritures sont déjà intégrées en comptabilité et ne peuvent pas être supprimées, il est possible de corriger via une OD :
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Créer une opération diverse dans le logiciel comptable.
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Enregistrer l’écriture suivante :
| Compte | Sens | Montant |
|---|---|---|
| 465xxx (provisions charges) | Débit | montant à corriger |
| 411xxx (compte propriétaire) | Crédit | montant à corriger |
=> Vérifier que les provisions pour charges sont désormais correctement reversées au propriétaire.
💡 Cette méthode permet de corriger l’impact comptable sans recréer les appels de loyers, tout en respectant les flux financiers existants.
Bonnes pratiques
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Vérifier systématiquement le paramétrage des baux lors de leur création.
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Documenter toute modification rétroactive pour conserver une traçabilité claire.
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Informer le propriétaire concerné si un reversement correctif est nécessaire.
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En cas de doute, consulter un expert-comptable avant de passer des écritures correctives.
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