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Créer et gérer les rappels d'attestation d'assurance

Dans le cadre de la gestion locative, il est essentiel de s’assurer que les locataires disposent d’une assurance habitation valide tout au long de leur bail. Afin de faciliter ce suivi, le logiciel met à votre disposition une fonctionnalité permettant de créer des rappels d’attestation d’assurance. Cela vous permet d’automatiser une partie du suivi administratif et de garantir une bonne conformité légale pour l’ensemble de vos biens en location.

Accéder à la fiche bail pour créer un rappel

Pour paramétrer un rappel d’attestation d’assurance, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Étape 1 : Accéder à la fiche bail

    1. Dans le menu principal à gauche, cliquez sur "Vos données".

    2. Sélectionnez "Baux", puis ouvrez la fiche bail concernée.

    3. Une fois dans la fiche, cliquez sur l’onglet "Autres infos" (voir capture ci-dessus).

C’est dans cette section que vous pourrez renseigner les informations liées à l’attestation d’assurance du locataire.

🧾 Étape 2 : Compléter les informations d’assurance

Dans la section "Assurances multi-risques" (encadrée en orange sur la capture) :

  • Échéance du contrat d’assurance :
    Indiquez la date de fin de validité de l’attestation transmise par le locataire. Cette date permettra au système de déclencher automatiquement un rappel à l’approche de l’échéance.

  • Réf contrat :
    Saisissez ici le numéro de contrat communiqué par le locataire.

  • Assureur :
    Entrez le nom de la compagnie d’assurance.

💡 Une fois ces champs remplis, l’attestation est enregistrée et le logiciel est en mesure de générer des alertes.

📬 Étape 3 : Suivi des rappels dans votre tableau de bord

Dès qu’une attestation approche de son échéance ou fait défaut, une alerte apparaît automatiquement dans la partie "Infos et alertes" de la page d’accueil.

Depuis cette alerte, vous pouvez :

  • Envoyer un courrier de rappel (modèle pré-rempli)

  • Envoyer un email automatique au locataire (si son adresse mail est renseignée dans sa fiche)

Ces actions vous permettent de rester proactif sans avoir à surveiller manuellement les dates.

✅ Étape 4 : Mise à jour après réception de la nouvelle attestation

Une fois que le locataire vous transmet une nouvelle attestation :

  1. Retournez dans la fiche bail, onglet "Autres infos".

  2. Mettez à jour la date d’échéance, le numéro de contrat et/ou l’assureur si nécessaire.

  3. Ensuite, rendez-vous dans l’onglet "Points à regarder" pour cocher la case "Réception d’une attestation" afin d’indiquer que la pièce a bien été reçue.

Cette dernière action permet de lever l’alerte dans le tableau de bord.

🎯 Astuce :

  • Veillez à mettre à jour ces informations à chaque renouvellement de contrat.

  • Le bon paramétrage de cette section vous évite les oublis et vous sécurise juridiquement en cas de sinistre ou de contrôle.

N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !