Voici les trois principaux avantages à proposer un suivi des e-mails :
🟩 Transparence et traçabilité : Le suivi des e-mails permet de garder une trace précise de toutes les communications envoyées, garantissant ainsi une meilleure transparence et facilitant le suivi des échanges avec vos locataires et propriétaires.
🟩 Réduction des erreurs et des oublis : Grâce au suivi des e-mails, vous pouvez facilement vérifier si un message a bien été envoyé, éviter les doublons et réduire les risques d'oublis, améliorant ainsi l'efficacité de votre gestion.
🟩 Amélioration du service client : En ayant un aperçu complet des e-mails envoyés et de leurs statuts (ex. : lu, non lu), vous pouvez réagir plus rapidement aux demandes ou relances, et ainsi offrir un service plus réactif et personnalisé à vos clients.
Vous disposez de deux moyens pour vérifier l'envoi de vos e-mails : le suivi des e-mails et le carnet de bord de vos locataires et propriétaires.
Premier chemin d'accès : Filtrage des e-mails envoyés par date
Voici comment accéder au suivi des e-mails via le menu EDITIONS :
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Accédez au menu ÉDITIONS et cliquez sur SUIVI DES E-MAILS.
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Sélectionnez la période souhaitée pour filtrer les e-mails.
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Une fois la période définie, les e-mails correspondants se chargeront et vous pourrez consulter les dates ainsi que les e-mails ou documents envoyés.
Deuxième chemin d'accès : Carnet de bord d'un locataire ou propriétaire spécifique
Voici comment accéder au suivi des e-mails via le carnet de bord d'un locataire (la procédure est identique pour un propriétaire) :
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Accédez au menu VOS DONNEES, puis cliquez sur LISTE DES LOCATAIRES.
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Sélectionnez le locataire concerné.
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Cliquez sur CARNET DE BORD.
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Vous avez alors 3 options possibles :
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Cliquez sur l'icône @ pour renvoyer l'e-mail dans le centre d'envoi.
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Cliquez sur l'icône loupe pour consulter le détail de l'e-mail, y compris les adresses e-mail auxquelles il a été envoyé.
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Cliquez sur l'icône PDF pour télécharger la pièce jointe, si l'e-mail en contenait une.
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En conclusion
Le suivi des e-mails et le carnet de bord des locataires et propriétaires sont des outils précieux pour garantir une gestion efficace et transparente de vos communications. Ces fonctionnalités vous permettent de vérifier facilement la bonne transmission de vos messages, de suivre les échanges et de conserver un historique complet des envois. En utilisant ces outils, vous bénéficiez d'une traçabilité optimale, ce qui simplifie votre gestion quotidienne et vous permet de répondre de manière plus précise et réactive à toute demande ou interrogation.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !