💡 Utiliser les 20 % de retenue sur le dépôt de garantie pour une future régularisation de charges
Lors du départ d’un locataire, le solde de tout compte (SDTC) permet de clôturer la relation locative en procédant à la restitution du dépôt de garantie, après déduction des éventuelles sommes dues.
Dans certains cas, il peut être pertinent de conserver une partie du dépôt de garantie — jusqu’à 20 % — afin d’anticiper des frais à venir, tels qu’une régularisation de charges ou des réparations locatives.
Ces retenues sont temporaires, doivent être justifiées et gérées avec rigueur, afin de respecter le cadre légal tout en assurant une bonne gestion des comptes locataires. Le logiciel vous permet de saisir, suivre et utiliser facilement ces montants.
✅ Étapes pour utiliser une retenue sur le Solde de tout Compte
1. Saisir la retenue lors du départ du locataire
Au moment d'établir le Solde de Tout Compte :
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Saisissez manuellement le montant de la retenue (jusqu’à 20 % du dépôt de garantie). Pour ce faire, cliquez sur le billet rouge situé à droite du Solde de Tout Compte.
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Indiquez un motif clair, par exemple : "Régularisation de charges à venir", puis il faut cliquer sur le bouton "Enregistrer"
2. Accéder à la retenue conservée
Une fois le Solde de Tout Compte validé :
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Accédez au dossier du locataire.
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Consultez la rubrique dédiée aux mouvements du compte ou au solde pour visualiser la retenue conservée.
3. Utiliser la retenue lors de la régularisation
Quand vous êtes prêt à affecter la somme retenue :
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Cliquez sur le bouton « Retenue conservée après départ du locataire ».
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Sélectionnez la retenue souhaitée, puis cliquez sur « Utiliser ».
- Cliquez sur le bouton "oui" pour confirmer l'utilisation de cet élément.
- Vous pouvez visualiser les utilisations de ces retenues en cliquant sur le bouton en haut à droite de l'écran qui s'intitule "Registre des utilisations de ces retenues".
4. Affecter le montant à une facture
Après utilisation :
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Le montant est automatiquement transféré dans le trop-perçu du locataire.
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Il est désormais disponible pour régler une facture de régularisation de charges, partiellement ou en totalité.
🔐 Encadrement légal des retenues
Conformément à la législation en vigueur, toute retenue sur le dépôt de garantie doit être justifiée. Pensez à conserver les justificatifs (factures, devis, relevés de charges) en cas de contestation de la part du locataire.
🧾 Exemple concret d'utilisation
Imaginons que le dépôt de garantie du locataire soit de 1500 €. Vous décidez de retenir 20 %, soit 300 €, pour anticiper une régularisation de charges à venir. Une fois que vous recevez le relevé de charges de copropriété, vous pouvez utiliser cette somme pour régler, en tout ou en partie, la régularisation. Cette procédure vous permet de gérer efficacement les éventuelles différences de montant sans pénaliser votre gestion.
💬 Communication avec le locataire
Il est fortement recommandé d’informer le locataire par écrit du montant retenu, du motif de la retenue et de la possibilité d’une régularisation future. Cette transparence évite les incompréhensions et préserve une relation de confiance.
📅 Durée de conservation de la retenue
Il est conseillé de limiter la durée de conservation de la retenue. En fonction des délais légaux et de la réception des documents justificatifs, cette somme doit être utilisée dans un délai raisonnable (généralement quelques mois). Passé ce délai, si la retenue n’a pas été utilisée, elle doit être restituée au locataire.
🔎 Bon à savoir
- La retenue est visible à tout moment dans le compte du locataire.
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Le montant utilisé reste traçable et affecté uniquement une fois que vous en faites l’usage explicite.
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Cela permet d’attendre, par exemple, la réception des charges définitives sans restituer prématurément des sommes potentiellement dues.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !