Lors de votre utilisation du logiciel, vous pourrez rencontrer des situations où des saisies réalisées auront généré des trop perçus.
En gestion locative, il n’est pas rare de rencontrer des situations de trop-perçu, que ce soit à la suite d’un double paiement, d’un ajustement de loyer ou d’un remboursement partiel. Bien gérer ces trop-perçus est essentiel pour assurer une comptabilité claire et maintenir une relation de confiance avec les locataires (ou clients, dans le cadre de locations de courte durée).
Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour :
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utiliser un trop-perçu sur un loyer ou une facture,
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consulter le détail du compte de trop-perçu pour en comprendre l’origine,
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et effectuer un remboursement si nécessaire.
=> Comment utiliser un Trop-Perçu?
Le menu « Encaissement express » vous permet de gérer un trop-perçu.
Pour l’utiliser, rendez-vous dans : Gestion > Encaissements > Encaissements express > Utiliser un trop-perçu.
Vous pouvez utiliser le trop perçu sur des opérations d'encaissements.
En haut à droite de l’écran, vous pouvez visualiser le solde du trop-perçu du locataire sélectionné via la liste déroulante.
Renseignez ensuite la référence de paiement de votre choix.
Saisissez le montant à utiliser, puis cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer.
Le montant saisi sera automatiquement ventilé sur l’appel de loyer ou la facture sélectionnée dans le tableau situé en dessous.
=> Comment obtenir le détail d'un compte trop perçu ?
Si vous souhaitez identifier les transactions à l’origine de ce solde afin de comprendre sa constitution.
Pour obtenir cette information, rendez-vous sur la fiche de votre locataire (ou sur la fiche de votre client dans le cas d’une location de courte durée).
Accédez ensuite à l’onglet Comptabilité de la fiche.
Vous y trouverez les références du compte de trop-perçu associé.
Ce compte comptable commence généralement par la racine 419.
Copiez le numéro du compte.
Puis, rendez-vous dans Gestion > Comptabilité > Extrait de comptabilité.
Collez le compte dans le champ « Racine du compte », puis indiquez une plage de dates pour afficher les écritures correspondantes.
Cliquez ensuite sur « Filtrer ».
Vous obtiendrez le détail du compte de trop-perçu associé au locataire, ce qui vous permettra de comprendre comment ce solde s’est constitué.
=> Comment effectuer le remboursement d'un Trop Perçu?
Accédez au menu Gestion > Remboursements des trop-perçus locataires pour effectuer l’opération.
Cliquez sur « Rembourser » en face du locataire concerné pour initier l’opération.
Vous pouvez renseigner le montant de votre choix, que ce soit pour un remboursement partiel ou total.
Vous avez la possibilité d’ajouter un libellé personnalisé afin d’identifier clairement le remboursement.
Un justificatif de remboursement sera automatiquement généré.
Vous pouvez le consulter ou le supprimer depuis le Registre des encaissements, accessible via le menu Gestion > Encaissements.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !