Quels sont les avantages de suivre cette procédure de régularisation ?
🟩 Zéro erreur de quittance En n’enregistrant que le montant attendu sur le paiement GLI, vous évitez de modifier l'historique du locataire ou de générer de fausses quittances erronées.
🟩 Rapprochement bancaire facilité L'encaissement express permet d'intégrer immédiatement le surplus dans LOCKimmo. Votre solde bancaire dans le logiciel colle ainsi parfaitement à votre vrai relevé de banque.
🟩 Recherche instantanée dans l'historique Grâce au libellé précis, n'importe quel collègue de l'agence peut retrouver cette manipulation en deux clics dans le logiciel en cas de contrôle ou d'audit.
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Voici les étapes détaillées pour enregistrer le trop-perçu et régulariser la situation :
Étape 1 : Enregistrer le montant réel de la GLI
Depuis le menu GESTION, puis Paiement par la GLI, enregistrez le montant réel que la GLI vous doit. En effet, si vous enregistrez la somme totale versée (comprenant l'erreur), cela va venir impacter et augmenter artificiellement la dette du locataire. En enregistrant seulement la somme que vous deviez recevoir initialement sans l'erreur de l'organisme, vous permettez de créer une dette GLI correcte pour votre locataire.
Étape 2 : Traiter l'écart via l'encaissement express
Pour l'écart, c'est-à-dire la somme restante et trop versée que la GLI vous a envoyée, il convient de l'enregistrer directement depuis le menu GESTION, Encassements puis Encaissement express. Cette action va venir directement mouvementer et créditer le trop-perçu du locataire.
Étape 3 : Accéder au menu de remboursement du locataire
Une fois que la somme qui a été trop versée est positionnée dans le trop-perçu du locataire, il faut la restituer. Étant donné qu'il n'y a pas de menu spécifique dans LOCKimmo qui permet d'enregistrer un remboursement directement à la GLI, vous allez vous rendre dans le menu GESTION, puis Remboursement trop-perçus locataires.
Étape 4 : Saisir le remboursement avec le libellé spécifique
Depuis ce menu, vous allez enregistrer le remboursement de la somme trop perçue. Pour garder une trace claire sur LOCKimmo, indiquez obligatoirement dans le champ libellé : "remboursement GLI". Cela va générer le bon mouvement comptable dans le logiciel et ce libellé précis vous permettra d'indiquer à toute l'équipe à quoi correspond cette écriture comptable.
Une fois ces étapes finalisées, le compte du locataire est parfaitement nettoyé et l'erreur de l'organisme assureur est corrigée réglementairement dans votre comptabilité.
Conclusion
La gestion des anomalies de versement des assurances est simplifiée avec LOCKimmo. En utilisant cette méthode par étapes, vous pouvez facilement suivre, gérer et répartir les charges et les flux de manière transparente et efficace. Grâce à la flexibilité et à la précision de notre système, vous gagnez du temps et réduisez les risques d'erreur dans votre gestion comptable quotidienne.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l'utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !