Il peut arriver que, pour diverses raisons, vous ne souhaitiez plus qu’un locataire apparaisse dans les relances d’impayés.
Par exemple :
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Vous n’avez plus la gestion du bien concerné.
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Le bien a été vendu et le propriétaire ne souhaite pas engager de procédure judiciaire pour récupérer les impayés.
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Vous souhaitez clôturer le dossier en l’archivant avec un solde à 0 (et non débiteur).
Étape 1 : Annuler la créance
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Rendez-vous dans le menu Gestion.
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Cliquez sur Annuler une créance.
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Dans l’écran qui s’affiche :
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Saisissez la date de l’opération et une référence de paiement.
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Sélectionnez le locataire concerné dans la liste déroulante.
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ou Cliquez sur le bouton Rechercher (voir flèche orange sur l’image).
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Les écritures liées à la créance apparaissent dans le tableau (Date, Année, Libellé, Montant HT, TVA, Montant TTC, Reste à payer).
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Vérifiez les informations affichées.
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Cliquez sur Enregistrer pour valider l’annulation de la créance.
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Vous pouvez choisir le montant de la dette que vous souhaitez annuler. Il faut valider la totalité du montant si vous souhaitez remettre le solde du locataire à zéro.
Étape 2 : Archiver le dossier
Une fois la créance annulée :
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Vous pouvez archiver la fiche bail.
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Vous pouvez également archiver la fiche locataire.
Il vous suffit de vous rendre dans le menu Vos données, puis de cliquer sur Liste de vos dossiers archivés.
Ainsi, le dossier n’apparaîtra plus dans les relances d’impayés, tout en conservant un historique correct dans votre base.
Conclusion
La bonne gestion des créances et des dossiers locataires est essentielle pour maintenir une base de données claire et fiable. Qu’il s’agisse d’annuler une dette, de supprimer un dossier d’impayés ou d’archiver un locataire, les outils mis à votre disposition dans le logiciel vous permettent de travailler efficacement et de gagner en sérénité.
En suivant les étapes décrites dans ce guide, vous vous assurez que vos dossiers reflètent une situation fidèle, tout en évitant que des éléments obsolètes perturbent vos relances ou votre organisation quotidienne.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !