Quels sont les principaux avantages à proposer cette fonctionnalité ?
1. Fiabilité des relevés locataires dès la reprise de gestion
En permettant l’enregistrement d’un solde d’impayés existant, le logiciel assure que le relevé locataire reflète la situation réelle dès le début du mandat. Cela évite toute confusion ou écart comptable entre l’ancien et le nouveau gestionnaire.
2. Gain de temps et transition simplifiée
La reprise de gestion d’un bien peut être complexe. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent intégrer rapidement les données antérieures sans avoir à modifier manuellement l’historique du locataire. Cela facilite une prise en main fluide et structurée.
3. Suivi clair des impayés et meilleure traçabilité
Les impayés repris sont identifiés clairement dans l’outil, ce qui permet de suivre précisément leur régularisation, sans les mélanger avec les éventuelles dettes survenues après la reprise. Cela favorise une meilleure gestion du recouvrement et une communication plus claire avec le locataire.
Comment saisir un impayé locataire lié à une précédente gestion ?
Lorsque vous récupérez la gestion d’un bien avec un solde d’impayé, vous avez deux options pour enregistrer cette dette.
Option 1 : Reprise de solde d’impayés
Voici les étapes à suivre :
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Rendez-vous dans le menu GESTION, puis cliquez sur REPRISE DE SOLDE.
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Sélectionnez l’option SOLDE LOCATAIRE.
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Renseignez impérativement la date de la reprise, en cohérence avec la date de début de votre gestion.
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Choisissez le propriétaire concerné, puis sélectionnez le locataire. Le bail associé s’affichera automatiquement.
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Indiquez le montant de l’impayé, que ce soit sur le loyer et/ou les provisions.
- Cliquez sur ENREGISTRER afin que la ou les lignes s’affichent dans le tableau "Transaction comptable de reprise".
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Vérifiez les informations, puis cliquez sur "Générer la transaction comptable" pour valider l’enregistrement.
Lorsque vous effectuez une reprise de solde d’impayés, le logiciel crée automatiquement une facture que vous pourrez retrouver dans le registre des loyers et facturations.
Option 2 : Saisie manuelle d’une facture d’impayé
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Accédez au menu Gestion, puis cliquez sur Loyers et facturations.
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Sélectionnez l’onglet Facturations / Appels spécifiques.
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Indiquez que vous souhaitez facturer un locataire.
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Renseignez tous les champs requis, puis cochez la case "Facturation".
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Cliquez sur le plus vert à droite de l’écran pour ajouter une ligne de loyer. Vous pouvez modifier le libellé (ex. : impayé de loyer en date du...).
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Si nécessaire, cliquez à nouveau sur le plus vert pour ajouter une ligne de provisions pour charges.
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Une fois toutes les lignes saisies, cliquez sur GÉNÉRER LA FACTURE pour finaliser l’enregistrement.
En conclusion
La gestion des impayés lors de la reprise d’un locataire est une étape clé pour garantir la fiabilité de votre comptabilité locative. Grâce aux deux options proposées dans le logiciel – la reprise de solde ou la saisie manuelle d’une facture – vous pouvez adapter votre saisie en fonction du contexte de reprise. En enregistrant correctement ces informations, vous assurez une transparence totale sur le relevé locataire et un suivi rigoureux des sommes dues.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !