1. Accéder à la fonctionnalité de reprise de soldes
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Rendez-vous dans le menu : Gestion → Reprise de soldes.
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Ouvrez ensuite l’onglet Solde locataire.
2. Indiquer les informations de reprise
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Saisissez la date de reprise :
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Cette date doit impérativement être comprise dans l'exercice comptable de la régularisation concernée.
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Exemple : Pour une régularisation portant sur l'année 2025, vous devez saisir une date située entre le 01/01/2025 et le 31/12/2025.
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Sélectionnez le propriétaire concerné par la reprise de solde.
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Choisissez le locataire et le bail pour lesquels la reprise doit être enregistrée.
3. Renseigner le montant
Dans le champ “Provisions pour charges déjà payées”, indiquez le montant total des provisions versées avant votre début de gestion dans LOCKimmo.
4. Enregistrer la reprise
Cliquez sur Enregistrer pour charger les écritures comptables.
Pour finaliser votre reprise de solde, il faut cliquer sur le bouton Générer la transaction comptable.
Écritures comptables générées lors de la reprise
LOCKimmo génère automatiquement les écritures nécessaires en fonction de la manière dont les provisions pour charges doivent être comptabilisées.
Cas n°1 : Les provisions pour charges sont reversées au propriétaire
Écritures générées :
Crédit du compte 841000
Débit du compte 840000
Cas n°2 : Les provisions pour charges sont conservées par l’agence
Écritures générées :
Crédit du compte 465xxxx
Débit du compte d’attente 470000
Crédit du compte 841000
Débit du compte 840000
⚠️ Attention : Dans le cadre d'une reprise de provisions pour charges déjà payées et conservées à l'agence, il est impératif d'effectuer la reprise de solde bancaire correspondante. Cette étape est nécessaire pour équilibrer correctement le compte d'attente 470000 au sein de votre comptabilité.
Nos conseils pour une reprise de solde réussie
Pour garantir la fiabilité de votre comptabilité lors du démarrage, voici quelques points de vigilance à ne pas négliger :
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Vérifiez vos justificatifs : Avant de saisir le montant dans le champ « Provisions pour charges déjà payées », munissez-vous du dernier décompte ou de l'historique des paiements du locataire. Une erreur de saisie à cette étape fausserait le solde final lors de votre prochaine régularisation de charges.
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La cohérence des dates : Assurez-vous que la date de reprise choisie ne crée pas de doublon avec des appels de fonds déjà générés automatiquement par LOCKimmo. La reprise vient compléter l'historique absent du logiciel, elle ne doit pas chevaucher des périodes déjà gérées.
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Le contrôle du compte charges locataire : Une fois la transaction comptable générée, rendez-vous dans le menu "Régularisations de charges". Vous devriez y voir apparaître l'écriture de reprise. C'est le meilleur moyen de valider visuellement que l'opération a bien été prise en compte par le système.
En conclusion
La saisie rigoureuse de vos reprises de provisions pour charges est le garant d'une régularisation annuelle précise et automatisée. En intégrant correctement ces historiques, vous vous assurez que le décompte final présenté à vos locataires reflète exactement les sommes déjà perçues, évitant ainsi toute erreur de calcul ou litige.
Un doute sur l'équilibre de votre compte d'attente 470000 ou sur le choix de votre cas de figure ? Notre support technique reste à votre entière disposition pour vous accompagner dans vos premières reprises de soldes et sécuriser votre démarrage sur LOCKimmo.