Gestion locative - Comment saisir une régularisation de charges manuellement ?

Dans le cadre de la gestion locative, il peut arriver que les régularisations de charges ne puissent pas être générées automatiquement par le logiciel, notamment lorsqu’un paramétrage n’a pas été anticipé, lorsqu’un rattrapage exceptionnel doit être effectué ou encore lorsqu’il s’agit d’un cas particulier nécessitant une intervention manuelle. Dans ces situations, il est tout à fait possible de procéder à une régularisation de charges de manière manuelle. Cette opération implique de déterminer si le locataire est débiteur (il doit payer un complément) ou créditeur (il a payé trop et doit être remboursé). Selon le cas, la procédure à suivre ne sera pas la même.

1. Lorsque le locataire est débiteur : saisir une facturation

Si, après analyse des charges, vous constatez que le locataire n’a pas couvert l’intégralité des dépenses récupérables et qu’un complément doit lui être réclamé, il est nécessaire de créer une facturation. Cette étape permet d’ajouter au compte du locataire un montant supplémentaire correspondant à son solde débiteur.

Procédure à suivre :

Accédez au menu :
Gestion > Loyers/Facturations > Facturations / Appels spécifiques
Choisissez de facturer un locataire
Dans le champ Type d’élément, sélectionnez :
Régularisation charges

Saisissez le montant dû, la période concernée ainsi que les informations utiles (libellé, commentaires, etc.).

Validez l’appel.

Cette facturation apparaîtra comme une charge supplémentaire au prochain avis d’échéance et sera intégrée automatiquement dans la comptabilité. Le locataire verra donc une ligne dédiée à la régularisation due, afin de régulariser sa situation.

2. Lorsque le locataire est créditeur : saisir une réduction de loyer

Si le locataire a trop payé au regard des charges réellement engagées, un trop-perçu doit être enregistré. Pour cela, il ne faut pas saisir un appel spécifique négatif, car celui-ci n’est pas repris comptablement, ce qui fausserait le solde locataire. La procédure correcte consiste à passer par une réduction de loyer.

Procédure à suivre :

Rendez-vous dans :
Gestion > Encaissements > Réduction de loyer
Créez une nouvelle réduction.
Dans le champ Libellé, indiquez clairement :
Régularisation charges
Saisissez le montant.
Validez l’opération.

Cette réduction viendra créditer le compte du locataire, générant automatiquement un trop-perçu. Celui-ci pourra être :

utilisé lors d’un prochain encaissement (il se déduira automatiquement du montant à payer),
ou remboursé au locataire selon votre politique de gestion.

Point d’attention important

Il est essentiel de retenir que la saisie d’un appel spécifique négatif n’est jamais prise en compte sur le plan comptable. Elle crée une incohérence dans les soldes et peut entraîner des écarts difficiles à identifier par la suite. Pour une régularisation correcte et conforme, il faut impérativement utiliser les deux procédures détaillées ci-dessus.

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