Réaliser vos soldes de tout compte directement sur LOCKimmo présente trois avantages majeurs pour votre gestion :
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Automatisation des calculs : Le logiciel récupère instantanément le montant du dépôt de garantie encaissé et le déduit des éventuels impayés (loyers ou charges). Cela vous évite de recalculer manuellement le reste à payer ou à rembourser au locataire.
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Gestion précise des retenues : Vous pouvez enregistrer proprement les retenues pour le propriétaire (indemnités, dégradations) ou les retenues conservées pour factures à venir (provisions pour régularisation de charges). Le logiciel ventile alors les sommes entre ce qui revient au propriétaire et ce qui reste en attente.
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Édition d'un document officiel : LOCKimmo génère un décompte clair et professionnel à remettre au locataire. Ce document récapitule de manière lisible l'ensemble des opérations de sortie, ce qui limite les contestations et formalise proprement la fin du bail dans votre historique de gestion.
Procédure de validation d'un solde de tout compte
Pour valider un solde de tout compte, suivez cette procédure :
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Assurez-vous que le bail est bien enregistré avec le statut « Terminé ».
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Rendez-vous dans le menu Gestion, puis Solde de tout compte. Le logiciel applique automatiquement la date du jour en haut de la page.
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Cliquez sur le Solde de tout compte du locataire concerné pour accéder à la page de détail.
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Vérifiez le montant du dépôt de garantie en haut de l'écran ainsi que les lignes d'impayés qui s'affichent à la suite.
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Pour ajouter des retenues à reverser immédiatement au propriétaire, cliquez sur le « + » vert.
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Pour ajouter des retenues conservées, cliquez sur l'icône du billet rouge.
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En bas de page, indiquez si le remboursement est effectué par l’agence ou par le propriétaire pour générer les bonnes écritures comptables. Une fois le document complet, cliquez sur Valider le solde de tout compte.
Consulter l'historique des documents validés
Pour retrouver un solde de tout compte après sa validation, rendez-vous dans l'onglet Registre du menu Soldes de tout compte. Cet espace centralise l'historique complet de vos décomptes, vous permettant de les consulter ou de les rééditer dès que nécessaire.
Questions fréquemment posées (FAQ)
Puis-je modifier un solde de tout compte une fois qu'il a été validé ? Non, il n'est pas possible de modifier directement un solde de tout compte validé. Cette sécurité garantit l'intégrité de votre comptabilité. Si vous avez commis une erreur ou si une nouvelle retenue doit être ajoutée, vous devez impérativement vous rendre dans l'onglet Registre, supprimer le solde de tout compte concerné en cliquant sur l'icône de la poubelle rouge, puis le ressaisir intégralement depuis le menu principal.
Pourquoi mon locataire n'apparaît-il pas dans la liste des soldes de tout compte ? Si un locataire sortant n'apparaît pas, vérifiez en premier lieu sa fiche bail. Le logiciel ne propose le solde de tout compte que pour les baux dont le statut est marqué comme « Terminé ». Assurez-vous d'avoir bien renseigné la date de sortie effective pour débloquer l'accès au module de calcul.
Quelle est la différence entre une retenue "propriétaire" et une retenue "conservée" ? La retenue propriétaire (icône verte) est créditée immédiatement sur le compte de gestion du bailleur pour compenser une dépense qu'il a déjà engagée (comme des travaux de remise en état). La retenue conservée (icône billet rouge) est une provision gardée par l'agence. Elle est souvent utilisée pour couvrir une future régularisation de charges dont le montant exact n'est pas encore connu au moment du départ.
Comment le logiciel gère-t-il les trop-perçus du locataire ? Si le locataire a trop payé (crédit), le logiciel l'intègre automatiquement dans le calcul du solde final. Le montant s'ajoutera alors au dépôt de garantie à restituer. Vous n'avez aucune manipulation manuelle à faire pour récupérer ces trop-perçus, LOCKimmo analyse l'état du compte au moment de l'ouverture du dossier.
Est-il possible d'éditer le document sans le valider définitivement ? Oui, tant que vous n'avez pas cliqué sur le bouton de validation finale, vous pouvez ajuster les montants et visualiser les calculs à l'écran. Cela vous permet de faire des simulations ou de préparer le dossier en attendant de recevoir tous les justificatifs nécessaires.
En conclusion
La maîtrise du module Solde de tout compte est essentielle pour clôturer vos dossiers locatifs avec rigueur et sérénité. En centralisant les calculs et en automatisant le traitement des dépôts de garantie, LOCKimmo vous permet de transformer une étape souvent complexe en une procédure fluide et transparente. Une gestion précise de ces sorties de locataires est la garantie d'une relation saine avec vos bailleurs et d'une comptabilité toujours équilibrée.