Comment saisir un remboursement de dépôt de garantie en location courte durée ?

Dans le cadre de la gestion d’un bien en location courte durée, le dépôt de garantie (ou caution) est une somme versée par le client en amont de son séjour pour couvrir d’éventuels dommages ou manquements. Une fois le séjour terminé, si aucun dégât n’est constaté, ce dépôt doit être intégralement restitué au client dans les meilleurs délais. Ce guide vous explique pas à pas comment saisir le remboursement du dépôt de garantie (DG) dans votre logiciel, afin d’assurer une traçabilité claire, conforme à votre comptabilité et à vos engagements vis-à-vis du client.

📌 Étapes à suivre pour restituer un dépôt de garantie

1. Accéder au menu "Réservations"

Pour commencer, rendez-vous dans le menu principal à gauche de l’écran :

Cliquez sur "Location courte durée"
Puis sélectionnez le sous-menu "Réservations"

C’est ici que vous trouverez l’ensemble des séjours enregistrés dans votre logiciel, avec les informations associées à chaque client.

2. Ouvrir l’option "Restituer un dépôt de garantie"

Une fois dans l’interface des réservations :

Cliquez sur le bouton "Restituez un dépôt de garantie"

Cette fonction vous permettra d’initier la procédure de remboursement.

3. Sélectionner le client concerné

Une fois sur la page de restitution, sélectionnez le client dans la liste déroulante proposée.
Le logiciel associera automatiquement la réservation correspondante à ce client.
Le montant du dépôt de garantie versé s’affichera alors au crédit dans l’interface.

🔍 Cela permet de s’assurer que le montant enregistré lors de la réservation est bien le même que celui restitué.

4. Saisir le remboursement

Pour effectuer le remboursement :

Cliquez sur l’icône ou le bouton "Rembourser le dépôt de garantie"
Le logiciel vous propose de confirmer le montant à restituer. Ce montant peut être ajusté manuellement en cas de retenue partielle.
Pour saisir une retenue, je vous invite à cliquer sur le + vert à droite de l'écran.
Une fois le montant validé, cliquez sur "Enregistrer" ou "Valider" pour finaliser l’opération.
Vous pouvez également éditer un état récapitulatif en cliquant sur l'icône à droite (voir capture d'écran ci-dessous)

💡 Si vous effectuez une restitution partielle (par exemple en cas de retenue pour dégradation ou nettoyage), veillez à documenter cette retenue dans le champ "Motif" ou via une note dans la fiche client.

🆘 Besoin d’assistance ?

Si vous constatez un écart dans les montants, une réservation manquante ou toute autre anomalie lors de la restitution du dépôt de garantie, notre support reste à votre disposition pour vous accompagner. N’hésitez pas à fournir le nom du client ou la date de la réservation pour un traitement plus rapide.