Comment saisir un remboursement à un locataire sans imputer le propriétaire ?

Dans le cadre de la gestion locative, certaines situations particulières peuvent nécessiter de rembourser un locataire sur les honoraires de gestion, sans que ce remboursement soit imputé au propriétaire. Par exemple, il peut s’agir d’une erreur initiale lors de la facturation des honoraires, ou d’un ajustement spécifique convenu avec le locataire. Dans ces cas précis, le remboursement doit être saisi correctement en comptabilité afin de respecter la cohérence des écritures et d’assurer une bonne traçabilité lors de vos vérifications futures. Cet article vous guidera pas à pas pour réaliser cette opération dans Lockimmo, en utilisant une OD (Opération Diverse), puis en procédant à l’enregistrement du remboursement effectif au locataire.

Comment saisir en OD le remboursement d’honoraires de gestion à un locataire sans imputer le propriétaire ?

Pourquoi passer par une OD (Opération Diverse) ?

L’OD est un outil comptable qui permet d’enregistrer des écritures particulières ne relevant pas des opérations classiques (encaissements, décaissements, loyers, etc.).

Dans ce cas précis, l’utilisation d’une OD permet de :

Corriger ou ajuster une écriture comptable sans impact sur le propriétaire,
Maintenir la justesse des comptes locataire,
Conserver une piste claire et conforme pour les contrôles comptables.

Étape 1 : Accéder à la saisie d’une OD

Dans un premier temps, il faut aller dans le menu Gestion > Comptabilité > Saisie d’une OD.

Étape 2 : Saisir les écritures de l’OD

Lors de la saisie, vous devez renseigner les informations suivantes :

Débit : compte 468000
Crédit : compte 419XXXXX du locataire concerné
Débit : compte 820000
Crédit : compte 810XXXXX du locataire concerné

👉 Ces écritures permettent de comptabiliser correctement le remboursement en interne, tout en respectant la structure du plan comptable utilisé dans le logiciel.

Une fois toutes les lignes saisies, enregistrez l’OD.

Étape 3 : Enregistrer le remboursement au locataire

Après avoir créé l’OD, il est nécessaire d’enregistrer concrètement le remboursement destiné au locataire.

Pour cela :

Rendez-vous dans le menu Gestion > Remboursement trop-perçus locataires.
Cliquez sur le bouton Remboursement à droite du locataire concerné.
Indiquez le montant du remboursement correspondant au trop-perçu (par exemple 100 €).
Dans le champ libellé lié au remboursement, dans le champs Texte, vous pouvez préciser qu’il s’agit d’un remboursement lié à un achat avancé par le locataire, par exemple. Il faut cliquer sur le bouton Enregistrer pour finaliser la saisie.

Étape 4 : Vérification des écritures

Après enregistrement, il est recommandé de :

Vérifier que le remboursement apparaît bien dans l’historique du compte locataire,
Contrôler que le compte propriétaire n’a pas été impacté,
S’assurer que l’écriture est correctement ventilée dans le grand livre et la balance.

💡 Astuce : vous pouvez générer un état comptable ou une balance intermédiaire afin de vérifier que les mouvements se sont bien enregistrés comme prévu.

Conclusion

En suivant ces étapes, vous pouvez saisir en OD le remboursement de 100 € (ou de tout autre montant) à votre locataire sur vos honoraires de gestion sans imputer le propriétaire.

Cette méthode garantit :

une comptabilité conforme aux règles de gestion locative,
une meilleure traçabilité des opérations,
une séparation claire entre les écritures locataires et propriétaires.

👉 Si vous rencontrez des difficultés ou souhaitez un accompagnement pas à pas lors de la réalisation de cette opération, n’hésitez pas à contacter notre support. Nous serons ravis de vous assister.