Comment saisir un rejet de remboursement de dépôt de garantie?

Lorsqu’un locataire quitte son logement, le dépôt de garantie qu’il avait versé au début du bail doit lui être remboursé, après déduction éventuelle des sommes restant dues ou des réparations locatives. Ce remboursement se fait généralement par virement bancaire. Cependant, il arrive qu’un remboursement de dépôt de garantie soit rejeté. Les causes peuvent être variées : changement de coordonnées bancaires du locataire, compte clôturé, erreur de saisie de l’IBAN, ou encore problème technique ponctuel de la banque. Dans ce cas, il est indispensable d’enregistrer correctement ce rejet afin de garantir la fiabilité de votre comptabilité et de conserver un historique complet des mouvements liés au locataire. Ce guide pas à pas vous explique comment saisir un rejet de remboursement de dépôt de garantie dans votre logiciel de gestion locative, grâce à une opération diverse (OD).

Étape 1 : Accéder à la saisie d’une OD

Pour commencer, rendez-vous dans le menu :
Gestion > Comptabilité > Saisie d’une OD.

Les opérations diverses (OD) sont utilisées pour enregistrer des écritures comptables spécifiques qui ne relèvent pas directement des encaissements ou des paiements automatiques. Ici, l’OD permet de corriger la situation comptable après le rejet du remboursement.

Étape 2 : Comprendre le principe de l’écriture

Une opération diverse équilibrée signifie que le montant inscrit au débit doit être égal au montant inscrit au crédit, mais réparti sur des comptes différents.

Dans le cas d’un rejet de remboursement de dépôt de garantie :

Vous allez débiter le compte banque (512XXX),
Et en contrepartie, créditer le compte “trop-perçu locataire” (419XXX).

Cela permet de réintégrer la somme rejetée sur le compte du locataire tout en réajustant le solde bancaire.

Étape 3 : Saisir la première écriture (banque)

Filtrez sur le compte banque 512XXX.
Renseignez un libellé clair, par exemple “Rejet remboursement DG – [Nom du locataire]”.
Indiquez le montant du rejet dans la colonne Débit.
Cliquez sur Valider.

Cette opération enregistre la somme comme si elle n’avait pas réellement quitté votre banque, puisque le virement a été refusé.

Étape 4 : Saisir la contrepartie (compte locataire)

Filtrez cette fois sur le compte 419XXX correspondant au locataire concerné.
Indiquez le même montant que précédemment, mais cette fois dans la colonne Crédit.
Validez.

Vous réintégrez ainsi la somme dans le compte “trop-perçu locataire”, afin qu’elle soit à nouveau disponible pour un futur remboursement ou un suivi comptable.

Étape 5 : Ne pas oublier l’analytique

Pour une comptabilité analytique complète, vous devez également mouvementer les comptes analytiques associés :

Débiter le compte quittancement (820XXX),
Créditer le compte locataire (8100XXX).

Cette écriture garantit que les reports analytiques restent cohérents et que l’incident est correctement tracé dans vos statistiques locatives.

Étape 6 : Renseigner la date du rejet

Avant de valider définitivement l’opération, assurez-vous de bien indiquer la date effective du rejet. Cela permettra de conserver une traçabilité précise et de rapprocher l’événement de l’avis bancaire correspondant.

Conclusion

La saisie d’un rejet de remboursement de dépôt de garantie peut sembler technique, mais elle repose sur un principe simple : corriger l’écriture initiale afin que la comptabilité reflète fidèlement la réalité.

En effectuant une OD équilibrée entre votre compte bancaire (512XXX) et le compte locataire (419XXX), puis en ajustant les comptes analytiques (8100XXX et 820XXX), vous garantissez la justesse de vos comptes.

N’oubliez pas que cette opération n’est pas une simple formalité : elle vous permet de conserver un suivi rigoureux des dépôts de garantie, de sécuriser vos écritures comptables et de préparer sereinement un nouveau remboursement au locataire concerné.

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