L'encaissement en masse CAF vous permet de retrouver les baux concernés, de contrôler les montants attribués à chacun et de procéder à l'enregistrement des paiements en une seule opération. Vous pouvez également ajuster individuellement les montants si les sommes réellement versées par la CAF diffèrent des montants initialement prévus.
Cette fonctionnalité permet ainsi de gagner du temps tout en conservant un contrôle précis sur les allocations enregistrées dans votre gestion locative.
✅ Un gain de temps dans la saisie des prestations CAF
Lorsque plusieurs locataires bénéficient d'une prise en charge partielle ou totale de leur loyer par la CAF, la saisie individuelle de chaque règlement peut rapidement devenir fastidieuse.
L'encaissement en masse permet de regrouper ces opérations et d'enregistrer plusieurs prestations simultanément, ce qui simplifie considérablement le traitement de vos bordereaux CAF.
✅ Un contrôle précis des montants
LOCKimmo vous permet de comparer le montant total des allocations affiché dans le logiciel avec le montant indiqué sur votre bordereau de prestations CAF.
Vous pouvez ainsi vérifier que les sommes enregistrées correspondent bien aux versements réellement reçus avant de procéder à l'encaissement.
✅ Une modification possible des montants
Les montants proposés par LOCKimmo correspondent aux informations préalablement renseignées sur la fiche bail, notamment dans l'onglet LOYER.
Si le montant effectivement versé par la CAF diffère de celui enregistré dans le logiciel, vous pouvez modifier directement la somme proposée afin de l'adapter au montant réellement perçu.
✅ Un recalcul automatique des allocations
Lorsque vous modifiez un ou plusieurs montants, LOCKimmo vous permet de recalculer le total des allocations CAF.
Cette possibilité est particulièrement utile lorsque les montants figurant sur le bordereau ont évolué ou lorsqu'une modification doit être prise en compte avant l'enregistrement définitif des prestations.
Voici les étapes à suivre pour saisir un encaissement en masse de prestation CAF :
A. Accéder aux encaissements en masse CAF
- Rendez-vous dans le menu GESTION.
- Cliquez sur ENCAISSEMENTS.
- Sélectionnez ENCAISSEMENTS EN MASSE CAF.
Vous accédez alors à l'écran dédié à l'enregistrement des prestations CAF.
B. Sélectionner les critères de recherche
Avant de faire apparaître les baux concernés, vous devez renseigner les différents critères de votre encaissement.
Sélectionnez :
- la date de l'encaissement
- la période concernée
- le mode de paiement correspondant à la prestation reçue
Une fois ces informations renseignées, cliquez sur Filtrer.
LOCKimmo affiche alors les baux concernés par les prestations CAF correspondant aux critères sélectionnés.
C. Vérifier les montants des prestations
Une fois les résultats affichés, vous pouvez contrôler les montants proposés pour chaque bail.
Le montant repris par LOCKimmo correspond à celui qui a été préalablement renseigné sur la fiche bail, dans l'onglet LOYER.
Il est important de comparer ces montants avec ceux indiqués sur votre bordereau de prestations CAF.
En bas de l'écran, vous retrouverez le Total allocations CAF. Ce montant doit correspondre au montant total indiqué sur le bordereau reçu de la CAF.
⚠️ Avant de procéder à l'encaissement, pensez à vérifier que le Total allocations CAF correspond bien au montant réellement perçu. Cette vérification permet d'éviter une différence entre le montant enregistré dans LOCKimmo et le montant effectivement versé.
D. Modifier un montant si nécessaire
Si vous constatez qu'un montant ne correspond pas à celui indiqué sur votre bordereau, vous pouvez le modifier directement depuis la colonne Paiement.
Pour cela, effectuez un double clic sur la somme renseignée, puis saisissez le montant réellement versé pour le bail concerné.
Vous pouvez ainsi ajuster individuellement les prestations sans avoir à modifier le paramétrage permanent du bail.
Cette possibilité est particulièrement utile lorsqu'une prestation CAF a été modifiée ponctuellement ou lorsqu'un montant différent de celui initialement prévu apparaît sur le bordereau.
E. Recalculer le total des allocations CAF
Après avoir modifié un ou plusieurs montants, il est nécessaire de recalculer le total des allocations afin que celui-ci corresponde aux nouvelles sommes saisies. Pour cela, il vous suffira de cliquer sur le bouton jaune Calculatrice.
Le recalcul vous permet de vérifier immédiatement que le montant total affiché correspond bien à la somme des prestations que vous souhaitez enregistrer.
💡 Il est recommandé d'effectuer ce contrôle après chaque modification de montant afin de vous assurer que le total correspond exactement au bordereau CAF.
F. Enregistrer les encaissements
Une fois l'ensemble des contrôles effectués et les montants vérifiés, cliquez sur le bouton Encaisser, situé en bas à droite de l'écran.
LOCKimmo ouvre alors une fenêtre d'information "Interrogation IA" concernant le traitement des encaissements en masse.
Cliquez sur C'est compris afin de fermer cette fenêtre et de poursuivre votre utilisation du logiciel.
Les encaissements sont alors enregistrés et pourront être retrouvés dans votre Registre des encaissements.
G. Contrôler les encaissements enregistrés
Une fois le traitement terminé, rendez-vous dans le menu GESTION > ENCAISSEMENTS > REGISTRE DES ENCAISSEMENTS.
Vous pourrez y retrouver les prestations CAF que vous venez d'enregistrer et effectuer une nouvelle vérification des montants si nécessaire.
Si vous constatez une erreur dans l'un des encaissements, vous avez la possibilité de le supprimer en cliquant sur l'icône rouge représentant une Corbeille🗑️.
⚠️ Si vous supprimer un encaissement ce dernier entrainera la suppression de l'intégralité de l'Encaissement en masse CAF. Vous pourrez ensuite effectuer les corrections nécessaires et procéder à une nouvelle saisie de l'encaissement.
📌 Il est conseillé d'effectuer vos vérifications avant de valider définitivement les encaissements afin de limiter les manipulations de correction et de garantir une affectation correcte des prestations CAF aux baux concernés.
💡 Bonne pratique : Avant chaque traitement en masse, pensez à conserver votre bordereau CAF à portée de main. Il vous permettra de comparer rapidement le montant total des prestations avec le Total allocations CAF affiché dans LOCKimmo et de vérifier, si nécessaire, les montants attribués à chaque bail.
Grâce à cette fonctionnalité, LOCKimmo vous permet de traiter rapidement vos prestations CAF, de contrôler les montants versés pour chaque bail et de conserver un suivi précis des allocations enregistrées dans votre gestion locative.
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