L'encaissement en masse permet de traiter rapidement un ensemble de loyers tout en conservant un contrôle sur les montants enregistrés et les comptes bancaires concernés. Cette méthode évite de saisir chaque règlement individuellement et facilite le traitement de volumes importants d'encaissements.
✅ Un gain de temps considérable
Lorsque vous gérez un grand nombre de locataires, enregistrer les encaissements un par un peut devenir chronophage. Grâce à l'encaissement en masse, plusieurs règlements peuvent être validés en une seule opération.
Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux campagnes mensuelles d'encaissements, notamment lorsque les locataires règlent leurs loyers selon un même mode de paiement.
✅ Une sélection adaptée à votre organisation
LOCKimmo vous permet de filtrer les baux selon différents critères afin de traiter uniquement les encaissements souhaités.
Vous pouvez ainsi enregistrer :
- l'ensemble des baux appelés ;
- les baux liés à un propriétaire spécifique ;
- les baux appartenant à un groupe de baux préalablement paramétré sur votre base.
Cette souplesse vous permet d'adapter le traitement à votre organisation et à vos besoins de gestion.
✅ Un contrôle avant validation
Avant de procéder à l'encaissement, le logiciel affiche les loyers concernés ainsi que les montants correspondants.
Vous pouvez ainsi vérifier les sommes appelées, contrôler le compte bancaire utilisé et vous assurer que les informations affichées correspondent aux règlements effectivement reçus.
Cette étape limite les risques d'erreur et sécurise vos opérations comptables.
✅ Un suivi complet après traitement
Une fois les encaissements enregistrés, ceux-ci sont automatiquement accessibles dans le registre des encaissements.
Vous disposez ainsi d'un historique complet de vos opérations et pouvez facilement retrouver les règlements enregistrés grâce aux différents filtres de recherche disponibles.
Voici les étapes à suivre pour enregistrer un encaissement en masse :
A. Accéder au menu des encaissements en masse
- Rendez-vous dans le menu GESTION.
- Cliquez sur ENCAISSEMENTS.
- Sélectionnez ENCAISSEMENTS EN MASSE.
Vous accédez alors à l'écran permettant de préparer votre traitement.
B. Définir les critères de sélection
Commencez par renseigner la date de saisie des encaissements.
Sélectionnez ensuite les différents critères proposés :
- l'année concernée ;
- le mois concerné ;
- le mode de paiement correspondant aux règlements reçus.
Vous pourrez ensuite choisir le périmètre des baux à traiter :
- Tous les baux appelés ;
- Les baux liés à un propriétaire particulier ;
- Les baux liés à un groupe de baux préalablement paramétré sur votre base.
Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur Filtrer.
C. Vérifier les loyers à encaisser
Après avoir cliqué sur Filtrer, les baux correspondant à votre recherche apparaissent à l'écran.
Vous retrouvez alors :
- les loyers concernés ;
- les montants appelés ;
- les informations nécessaires au traitement.
En bas de l'écran, le logiciel affiche également le reste à payer total, ce qui vous permet de vérifier rapidement la cohérence des montants avant validation.
⚠️ Si vous choisissez un encaissement par virement, veillez à sélectionner uniquement les baux pour lesquels vous avez effectivement reçu un règlement par virement.
Les règlements reçus par chèque, prélèvement, espèces ou tout autre mode de paiement devront être enregistrés dans le traitement correspondant afin de garantir la fiabilité de votre comptabilité.
D. Renseigner une référence de paiement ou enregistrer un paiement partiel
LOCKimmo vous permet également de compléter certaines informations avant de procéder à l'encaissement.
🔸 Dans la colonne Réf paiement, vous pouvez cliquer sur la cellule située à côté du montant afin de renseigner une référence de paiement. Vous avez par exemple la possibilité d'indiquer un numéro de chèque, une référence de virement ou toute autre information utile pour le suivi de votre encaissement.
🔸 Vous pouvez également enregistrer un paiement partiel si le locataire ne règle pas la totalité de son loyer.
Pour cela, cliquez directement dans cellule de la colonne Paiement et saisissez le montant réellement versé par le locataire. Par exemple, si le montant total du loyer est de 470,00 € et que le locataire règle uniquement 200,00 €, il vous suffit de remplacer le montant proposé par le montant effectivement encaissé.
Une fois les montants renseignés ou modifiés, cliquez sur le bouton représentant une calculatrice jaune, situé à côté du champ Reste à payer total. Cette action permet au logiciel de recalculer automatiquement les soldes et d'afficher correctement les montants encaissés ainsi que les sommes restant dues.
⚠️ Pensez à effectuer ce recalcul avant de valider votre encaissement afin de vous assurer que les montants enregistrés correspondent bien aux paiements réellement reçus.
E. Procéder à l'encaissement
Après avoir effectué toutes les vérifications nécessaires, notamment sur les montants et le compte bancaire concerné, cliquez sur le bouton Encaisser situé en bas à droite de l'écran.
Une fenêtre de confirmation du robot s'ouvre alors afin de vous informer que les encaissements en masse ont bien été enregistrés.
Cette fenêtre vous indique également que les opérations pourront être retrouvées ultérieurement dans le registre des encaissements.
Il vous suffit alors de cliquer sur " C'est compris " pour valider le message et finaliser l'opération.
F. Contrôler les encaissements enregistrés
Une fois le traitement terminé, rendez-vous dans le menu :
GESTION > ENCAISSEMENTS > REGISTRE DES ENCAISSEMENTS
Vous pourrez y retrouver l'ensemble des encaissements générés lors du traitement en masse.
Pour faciliter votre recherche, vous avez la possibilité d'utiliser les filtres disponibles, notamment la recherche par date.
Cette fonctionnalité vous permet de vérifier rapidement que tous les encaissements attendus ont bien été pris en compte par le logiciel.
💡 Modifier ou consulter un encaissement
Si vous constatez une erreur après l'enregistrement, vous pouvez supprimer l'encaissement concerné en cliquant sur l'icône représentant une Corbeille rouge 🗑️. Vous pourrez ensuite procéder à une nouvelle saisie avec les informations correctes.
Vous pouvez également télécharger un reçu de paiement au format PDF en cliquant sur l'icône représentant une Imprimante bleue 🖨️. Cette option permet de conserver un justificatif ou de le transmettre au locataire si nécessaire.
Grâce à l'encaissement en masse, LOCKimmo vous permet de traiter rapidement vos règlements locataires, d'automatiser une partie de vos opérations courantes et de conserver un suivi précis de l'ensemble de vos encaissements.
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