Comment saisir les questions reçues avant l’Assemblée Générale?

🧭 Pourquoi saisir les questions avant AG ?

Saisir les questions reçues avant l’Assemblée Générale permet de :

• Centraliser toutes les demandes adressées par les copropriétaires ;

• Faciliter le suivi et la préparation de l’ordre du jour ;

• S’assurer que chaque demande est examinée avant l’envoi des convocations ;

• Maintenir une traçabilité complète des correspondances et décisions.

Cette étape est essentielle pour une gestion transparente et conforme à la réglementation en copropriété.

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🔍 Étape 1 : Accéder au menu “Questions reçues avant l’AG”

Dans votre logiciel, ouvrez le module de gestion des assemblées générales, puis accédez au menu :

Menu AG → Préparation des AG → Questions reçues avant l’AG

Ce menu regroupe l’ensemble des demandes reçues de la part des copropriétaires, qu’elles soient destinées à être ajoutées à l’ordre du jour ou simplement archivées pour information.

💡 Astuce : Pensez à vérifier régulièrement cette section à l’approche d’une AG afin de ne pas manquer de nouvelles demandes.

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🏢 Étape 2 : Sélectionner la copropriété concernée

Une fois dans le module, sélectionnez la copropriété pour laquelle vous souhaitez enregistrer la question.

• Cliquez sur le champ “Copropriété”.

• Recherchez le nom ou le code de la résidence.

• Validez votre choix.

Cette sélection permet d’associer la question à la bonne copropriété et au bon dossier AG.

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🆕 Étape 3 : Créer une nouvelle question

Cliquez ensuite sur le bouton :

“Nouvelle résolution”

Cela ouvre une fiche de saisie dans laquelle vous allez pouvoir enregistrer les informations relatives à la demande du copropriétaire.

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✍️ Étape 4 : Saisir les informations de la question

Renseignez les différents champs du formulaire avec précision :

1. Date de réception

   • Indiquez la date à laquelle la question ou la proposition de résolution a été reçue (par courrier, e-mail, ou autre moyen).

   • Cette information est importante pour respecter le délai légal de réception avant l’envoi des convocations.

2. Résolution / Intitulé de la question

   • Saisissez le titre ou l’objet de la demande.

   • Exemple : “Demande d’installation d’un point de recharge pour véhicule électrique”.

3. Informations complémentaires

   • Décrivez le contenu détaillé de la demande : contexte, argumentaire du copropriétaire, documents reçus, etc.

   • Ces éléments faciliteront l’analyse et la décision d’intégrer ou non la question à l’ordre du jour.

4. Case à cocher correspondante

   • Cochez la case indiquant que la question a été proposée soit par un copropriétaire, soit par le conseil syndical, soit par le Syndic

   • Vous pouvez aussi cochez si la demande est valide

5. Enregistrement

   • Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur “Enregistrer” pour valider la création de la fiche.

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📋 Étape 5 : Suivi et intégration à l’ordre du jour

Une fois la question enregistrée :

• Vous pouvez la consulter à tout moment depuis la liste des questions reçues avant AG ;

• Si la question n’est pas retenue, elle reste archivée pour assurer la traçabilité des échanges avec les copropriétaires.

💡 Bon à savoir : Lorsqu’une question est intégrée à l’ordre du jour, pensez à vérifier la majorité applicable (article 24, 25 ou 26 de la loi du 10 juillet 1965) avant d’envoyer la convocation.

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🧾 En résumé

 

N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !