1. Accéder au module de définition des répartitions
Pour commencer, je vous invite à aller dans le menu Vos données > dans la rubrique Règlements de copropriétés > Définition des répartitions
Cet écran regroupe l’ensemble des paramètres de répartition existants et vous permet d’en créer ou de les modifier.
2. Sélectionner la copropriété concernée
Dans la liste déroulante des copropriétés, sélectionnez celle pour laquelle vous souhaitez saisir la répartition.
Il est important de vérifier que vous êtes bien positionné sur la copropriété correcte afin d’éviter toute erreur de saisie sur un autre immeuble.
3. Choisir le mode de paramétrage
Après avoir sélectionné la copropriété, vous devez indiquer le mode de paramétrage que vous souhaitez utiliser. Deux méthodes sont possibles :
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Par clé de répartition
Ce mode permet de saisir les millièmes pour chaque lot en fonction d’une clé préalablement définie (par exemple : Charges générales, Ascenseur bâtiment A…).
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Par lot
Ce mode permet de saisir directement les millièmes affectés à chaque lot, sans passer par la sélection préalable d’une clé. C’est une approche plus directe, mais qui nécessite de bien connaître la répartition à appliquer.
4. Saisir les millièmes
Dans la colonne de droite, entrez le nombre de millièmes correspondant à chaque lot.
Les millièmes représentent la quote-part des parties communes (ou spécifiques) attribuée à un lot pour une clé donnée.
Exemple :
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Lot A : 100 millièmes
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Lot B : 200 millièmes
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Lot C : 300 millièmes
Ces valeurs doivent être saisies avec précision, conformément au règlement de copropriété ou aux décisions d’assemblée générale.
5. Vérifier que la répartition est complète
La répartition doit toujours être complète.
Cela signifie que le total des millièmes doit correspondre au total attendu pour la clé.
Par exemple, si la clé prévoit un total de 1000 millièmes, la somme des millièmes de tous les lots doit être exactement 1000/1000.
Une répartition incomplète ou excédentaire entraînera des erreurs lors de la répartition des charges et pourra bloquer certaines opérations (appel de fonds, régularisation…).
6. Enregistrer les données
Une fois toutes les valeurs saisies et vérifiées, cliquez sur Enregistrer pour valider la répartition.
Le système prendra alors en compte ces millièmes pour le calcul futur des charges selon la clé sélectionnée.
7. Bonnes pratiques
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Toujours se référer au règlement de copropriété pour connaître les quotes-parts exactes.
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Contrôler la somme des millièmes avant validation.
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Nommer et organiser vos clés de manière claire pour éviter toute confusion (exemple : “Charges générales 2025” plutôt que “CG”).
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Effectuer une sauvegarde ou un export après toute modification importante.
En suivant ces étapes, vous vous assurez que chaque clé de répartition dispose d’une saisie complète et exacte, garantissant une répartition équitable et conforme des charges entre les copropriétaires. Une saisie rigoureuse est la meilleure garantie d’une gestion fluide et sans contestation.
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