Il peut arriver qu’un locataire avance des frais pour le compte du propriétaire (réparations urgentes, petit matériel, etc.). Voici comment procéder pour lui rembourser cette dépense dans les règles de l’art.
Lorsqu’un locataire a réglé une dépense à la place du propriétaire, vous pouvez le rembourser de deux manières :
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en saisissant une dépense propriétaire payée par le locataire ;
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ou en appliquant une réduction sur son loyer.
Solution 1 : Saisir une dépense propriétaire payée par le locataire
Cette opération s’effectue depuis le menu Gestion, en sélectionnant Dépenses, puis en cliquant sur Ajouter une dépense.
Ensuite, vous devez saisir les informations relatives à la dépense :
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Commencez par indiquer le montant hors taxes (HT), puis la TVA applicable, et enfin le montant toutes taxes comprises (TTC).
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Saisissez une référence dépense unique pour pouvoir l’identifier facilement par la suite.
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Ajoutez une désignation claire qui décrit la nature de la dépense (par exemple, « Réparation fuite d’eau »).
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Pour indiquer que cette dépense a été avancée par le locataire, n’oubliez pas de cocher la case « payée par le locataire ».
Je vous invite à cliquer sur le bouton « Qualifier tout de suite » situé en bas à droite. Vous serez alors invité à sélectionner le locataire concerné par cette dépense.
À cette étape, procédez comme suit :
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Sélectionnez l’onglet « Dépense propriétaire ».
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Choisissez la catégorie de dépense en cliquant sur l’icône en forme de loupe 🔍.
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Indiquez si la dépense est liée à un bien et/ou à un immeuble en cochant les cases correspondantes.
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Sélectionnez ensuite le bien ou l’immeuble concerné dans la liste déroulante.
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Une fois tous les champs renseignés, cliquez sur le bouton « Enregistrer » situé en bas à droite de l’écran pour valider la saisie.
Enfin, à la dernière étape, vous avez la possibilité d’ajouter un document en pièce jointe, comme une facture ou une preuve de paiement.
Cette étape est facultative, mais vivement conseillée pour conserver une trace complète de la dépense.
Une fois saisie, la dépense propriétaire sera automatiquement créditée sur le compte du locataire (comme une somme à lui rembourser) et débitée du compte du propriétaire, afin d’assurer une écriture comptable équilibrée.
Solution 2 : Saisir une réduction de loyer
Pour appliquer une réduction de loyer, rendez-vous dans le menu Gestion > Encaissements, puis cliquez sur Réduction de loyer.
Comment appliquer une réduction de loyer en deux étapes :
Étape 1 : Générer l'appel de loyer (si effectué manuellement)
🔎 Bon à savoir : si la génération automatique des appels de loyer est activée, vous pouvez directement passer à l’étape 2 !
Accédez au menu Gestion, puis sélectionnez Loyers et Facturations
Cliquez sur Loyers et Facturations
Sélectionnez Appels de loyer.
Indiquez le mois souhaité et appliquez le filtre sur "Un locataire".
Cliquez sur Appeler le loyer.
Étape 2 : Enregistrer la réduction de loyer sur le loyer appelé;
Rendez-vous dans le menu Gestion, puis sélectionnez Encaissements
Cliquez sur Réduction de loyer.
Remplissez les champs nécessaires, y compris le montant de la réduction.
Cliquez sur Valider.
Si plusieurs encaissements sont en attente, ventilez la somme en conséquence.
Cliquez sur Enregistrer.
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