Ce processus, qui implique à la fois une bonne gestion administrative et comptable, est essentiel pour assurer la transparence et le respect des obligations légales. Suivez ce guide pratique pour savoir comment enregistrer, qualifier et refacturer ces dépenses en toute conformité.
Dans un premier temps, il convient d’enregistrer la dépense.
Pour cela, rendez-vous dans le menu Gestion > Dépenses, puis cliquez sur Ajouter une dépense.
Dans cette rubrique, vous pourrez saisir une dépense propriétaire avancée par l’agence.
Dans cette rubrique, vous pourrez renseigner les éléments suivants :
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le montant hors taxe,
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le taux de TVA,
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le montant TTC,
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la référence de la dépense,
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ainsi qu’une désignation claire.
N'oubliez pas de cocher l'option indiquant que la dépense a été payée par vous, c’est-à-dire par l’agence.
Sélectionnez ensuite le compte bancaire concerné par le règlement.
Une fois tous les champs complétés, cliquez sur le bouton « Qualifier tout de suite » situé en bas à droite de l’écran pour passer à la deuxième étape.
Dans la deuxième étape, vous devez qualifier la dépense.
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Sélectionnez l’onglet « Dépense propriétaire ».
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Cliquez sur l’icône loupe pour choisir une catégorie de dépense dans la liste déroulante (ex. : entretien, travaux, etc.).
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Enfin, sélectionnez le bien ou l’immeuble concerné par cette dépense.
Pour finaliser la saisie de la dépense, cliquez sur le bouton « Enregistrer », situé en bas à droite de l’écran.
Dans la dernière étape, vous avez la possibilité d’ajouter une pièce jointe, comme un justificatif, une facture, ou tout autre document utile. Cette étape est facultative, mais vivement recommandée pour assurer une bonne traçabilité.
La dépense propriétaire enregistrée va automatiquement générer les écritures comptables suivantes :
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Crédit du compte bancaire :
512xxx -
Débit du compte propriétaire :
411xxx
Pour refacturer la dépense au locataire afin qu’il vous rembourse la facture, vous devez saisir un transfert de dépenses.
Pour cela, rendez-vous dans le menu Gestion > Transfert de dépenses.
Lorsque le locataire vous règle la facture, et que vous enregistrez cet encaissement dans le logiciel, cela génère automatiquement l’écriture comptable suivante :
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Crédit du compte propriétaire :
411xxx -
Débit du compte locataire :
419xxx
Conclusion:
Pour refacturer une dépense avancée par l’agence au locataire, il faut d’abord enregistrer la dépense dans le logiciel en précisant les montants et la nature. Ensuite, saisissez un transfert de dépenses pour la refacturation.
Comptablement, la dépense crédite le compte bancaire et débite le compte propriétaire. Lors du paiement du locataire, le compte propriétaire est crédité et le compte locataire (419xxx) débité, ce qui neutralise l’impact sur le compte propriétaire.
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