1. Accéder au menu de personnalisation des courriers
Pour débuter la personnalisation, il vous faut accéder à l’espace dédié aux modèles de courriers.
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Connectez-vous à votre logiciel avec vos identifiants.
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Dans la barre de menu principale, cliquez sur Paramétrages.
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Dans le sous-menu qui apparaît, sélectionnez Personnalisations.
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Ensuite, cliquez sur Modèles de courriers.
Cet espace vous permet de gérer, créer ou modifier tous les modèles de documents qui seront utilisés dans vos communications.
2. Préparer votre modèle de courrier
Avant d’importer votre modèle dans le logiciel, il est recommandé de le concevoir à l’aide d’un logiciel de traitement de texte comme Microsoft Word, LibreOffice Writer, ou Google Docs.
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Rédigez votre courrier en respectant la charte graphique de votre organisation : logos, polices, couleurs, mises en forme, etc.
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Laissez des espaces où les informations variables devront apparaître (par exemple : nom du locataire, adresse, montant du loyer, date, etc.).
Cette étape hors logiciel vous permet de créer un document propre, esthétique et fonctionnel.
3. Utilisation des balises dans les modèles de courriers
Dans le menu Personnalisations > Modèles de courriers de votre logiciel, vous avez accès à une liste de balises personnalisables.
Ces balises fonctionnent comme des champs dynamiques : elles sont automatiquement remplacées par les informations issues du dossier locatif au moment de la génération du courrier.
📌 Par exemple :
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%%LOCATAIRE_nom%%insèrera automatiquement le nom du locataire. -
%%BIEN_type_bien%%affichera le type de bien (ex. : appartement, maison). -
%%DATE%%indiquera la date du jour.
4. Intégrer les balises dans votre modèle
Pour personnaliser votre modèle :
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Retournez dans votre logiciel de traitement de texte avec votre modèle prêt.
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Positionnez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer une information variable.
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Copiez la balise correspondante depuis le menu Modèles de courriers du logiciel.
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Collez-la à l’endroit voulu dans votre document.
Répétez cette opération pour chaque donnée dynamique que vous souhaitez intégrer dans votre courrier.
5. Importer et enregistrer votre modèle personnalisé
Une fois votre modèle enrichi des balises dynamiques, il vous suffit de l’importer dans le logiciel dans l’interface Modèles de courriers.
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Vérifiez bien la mise en forme après importation.
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Enregistrez votre modèle.
Dès lors, chaque fois que vous générez un courrier à partir de ce modèle, le logiciel remplacera automatiquement les balises par les données spécifiques au dossier concerné, ce qui vous fait gagner un temps précieux et évite les erreurs de saisie.
6. Avantages de la personnalisation des courriers
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Gain de temps : plus besoin de ressaisir manuellement chaque information.
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Professionnalisme : les courriers sont uniformes et soignés.
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Précision : les informations sont toujours à jour et correctes.
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Flexibilité : possibilité de créer autant de modèles que nécessaire selon le type de document ou de destinataire.
Conclusion
La personnalisation des courriers via les modèles et balises dynamiques est un outil puissant pour optimiser votre gestion administrative. En suivant ces étapes simples, vous pouvez automatiser vos communications tout en conservant un aspect professionnel et personnalisé.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !