Étape 1 : Création de l’élément de loyer
La première étape consiste à paramétrer l'élément de facturation qui apparaîtra sur l'avis d'échéance du locataire.
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Rendez-vous dans les Paramètres (roue crantée) > Gestion locative > Éléments de loyer.
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Cliquez sur Ajouter un élément de loyer.
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Saisissez le libellé de votre choix (ex : Provision TEOM).
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Important : Cochez la case "Soumis à régularisation", puis enregistrez.
Étape 2 : Liaison entre la dépense et l'élément de loyer
Il faut maintenant indiquer au logiciel quelle catégorie de dépenses doit être comparée à cet élément de loyer.
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Allez dans le menu Paramètres > Gestion locative > Régularisation spécifique.
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Sélectionnez la Catégorie de dépense de votre choix.
Note : Si la catégorie souhaitée n'existe pas, vous pouvez en créer une nouvelle en suivant [ce guide].
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Sélectionnez l'Élément de loyer créé à l'étape 1.
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Cliquez sur Ajouter pour valider le lien dans la liste "Dépenses et provisions liées".
Étape 3 : Mise à jour de la fiche bail
Pour que les provisions soient appelées chaque mois, vous devez ajouter cet élément au bail du locataire.
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Ouvrez la Fiche Bail concernée, puis allez dans l'onglet Loyer.
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Ajoutez l'élément de loyer spécifique (TEOM) et indiquez le montant de la provision mensuelle.
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Enregistrez les modifications.
Une fois ce paramétrage effectué et les premiers encaissements enregistrés sur cet élément, vous pourrez vous rendre dans le menu Régularisation de charges. Il vous suffira alors de cocher l'option « Régularisation spécifique » pour lancer le calcul uniquement sur l'élément que vous avez configuré.
Pour vous accompagner dans cette étape, voici l'article de notre base de connaissances : Comment réaliser une régularisation spécifique ?.
Anticipation : Pourquoi paramétrer en amont ?
Il est important de souligner que la Régularisation Spécifique n'est pas une action ponctuelle que l'on configure au dernier moment. Pour que le logiciel puisse calculer un écart (un reliquat ou un trop-perçu), il doit pouvoir comparer deux données sur une période donnée :
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Les provisions réellement encaissées auprès du locataire.
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La dépense réelle (facture) saisie en comptabilité.
De ce fait, ce paramétrage doit être prévu dès la mise en place du bail ou, au plus tard, avant l'appel du premier loyer de l'année concernée. Si vous créez l'élément de loyer "TEOM" seulement au mois de décembre, le logiciel n'aura aucune provision à mettre en face de votre facture annuelle, et la régularisation ne pourra pas se faire automatiquement.
Conseil d'expert : Prévoyez ce paramétrage dès la signature du bail pour chaque élément de charge que vous souhaitez isoler de la provision globale. Cela vous garantit une clôture d'exercice fluide et sans ressaisie manuelle.
En conclusion
La mise en place de ces régularisations spécifiques vous offre une grande souplesse dans la gestion de vos baux, en dissociant les charges communes des taxes ou consommations individuelles. Grâce à ce paramétrage, vous garantissez une transparence totale envers vos locataires et une comptabilité parfaitement équilibrée.