Comment paramétrer les relances pour les attestations d'entretien ?

Voici les principaux avantages à paramétrer votre base pour les relances d'attestations d'entretien :

• ✅ Suivi détaillé des équipements :
  En enregistrant les équipements liés à chaque bien, vos clients peuvent suivre précisément les entretiens nécessaires pour chaque appareil ou installation, ce qui garantit qu’aucun élément ne soit oublié.

• ✅ Automatisation des relances d'entretien :
  Les relances sont automatiquement générées en fonction des dates d'entretien programmées pour chaque équipement, simplifiant ainsi le processus administratif et assurant que les entretiens sont réalisés en temps voulu.

• ✅ Respect des obligations légales et contractuelles :
  Certains équipements nécessitent des entretiens réguliers pour répondre à des exigences légales. En paramétrant des relances automatiques, vos clients s'assurent de respecter les obligations légales en matière de sécurité et de maintenance.

• ✅ Gain de temps :
  La gestion des entretiens devient plus fluide et rapide, car vos clients n'ont plus à se soucier de se rappeler des dates limites ou des documents à demander, tout est automatisé.

• ✅ Transparence et sécurité :
  Les attestations d'entretien générées peuvent être facilement partagées avec les propriétaires ou locataires, ce qui renforce la transparence dans la gestion des équipements et garantit que toutes les informations sont accessibles en cas de contrôle ou de demande.

• ✅ Réduction des risques de litiges :
  Un suivi rigoureux et un enregistrement des entretiens permettent d’éviter les malentendus avec les locataires ou propriétaires, réduisant ainsi les risques de litiges liés à des équipements mal entretenus.

• ✅ Gestion simplifiée des documents :
  Les attestations d'entretien générées sont centralisées et facilement accessibles, ce qui simplifie la gestion des documents administratifs, en particulier lors de la fin d'un contrat de location ou d'une inspection.

1) Paramétrer les relances pour les attestations d'entretien

Pour vous aider à gérer efficacement les attestations d'entretien, voici la procédure à suivre pour paramétrer les relances automatiques :

1. Allez dans VOS DONNÉES, puis sélectionnez LISTE DES BIENS.

2. Choisissez le bien concerné.

3. Dans l'onglet ENTRETIEN, cliquez sur AJOUTER UN ÉQUIPEMENT.

4. Sélectionnez un type d'équipement prédéfini ou créez-en un nouveau en cliquant sur AJOUTER UN TYPE D'ÉQUIPEMENT.

5. Indiquez la période de demande d'attestation d'entretien, la date de la dernière attestation, puis la validité de l'attestation.

6. N'oubliez pas de cliquer sur ENREGISTRER !

2) Comment fonctionne la relance ?

Lorsque la date de validité approche, une alerte apparaîtra dans votre tableau de bord des relances et suivis.

Depuis ce tableau de bord, appliquez le filtre attestations d'entretien pour consulter les locataires dont l'attestation est en attente. À partir de ce menu, vous pourrez :

• Générer un document PDF à envoyer par email

• Créer un email de relance automatique

• Envoyer un SMS de relance

• Visualiser le détail de la relance et ajuster son niveau

• Valider la réception de l'attestation