Accéder au menu Assemblée Générale
Pour commencer, rendez-vous dans le menu AG de votre interface.
Dans ce menu, vous trouverez l’option « Lancer l’Assemblée Générale ».
Cette fonctionnalité est le point d’entrée de votre réunion et permet de configurer tous les paramètres nécessaires avant de démarrer effectivement la séance.
Sélectionner la copropriété et définir les informations principales
Une fois dans le module de lancement, vous devez sélectionner la copropriété concernée. Cette étape est importante car elle détermine l’ensemble des participants, les tantièmes associés ainsi que les résolutions qui seront mises au vote.
Après avoir choisi la copropriété, indiquez la date et l’heure de l’Assemblée Générale. Ces informations permettent d’officialiser la tenue de la réunion et seront reprises dans la feuille de présence ainsi que dans le procès-verbal final.
Lorsque tous ces éléments sont correctement renseignés, cliquez sur « Commencer l’AG ».
Éditer la feuille de présence
Avant d’entrer dans le vif du sujet, vous avez la possibilité d’éditer la feuille de présence.
Ce document est indispensable car il recense l’ensemble des copropriétaires convoqués à l’Assemblée et précise leur statut : présent, absent ou représenté.
Vous pouvez à ce stade vérifier que toutes les informations sont exactes et, si nécessaire, effectuer des modifications.
Enregistrer les présences et représentations
L’étape suivante consiste à indiquer les présences, absences et représentations.
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Les copropriétaires présents sont cochés comme tels.
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Les absents sont signalés, mais il est possible d’indiquer qu’ils sont représentés par un autre copropriétaire.
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Dans le cas d’une représentation, n’oubliez pas de renseigner correctement la délégation de pouvoir.
Cette étape est cruciale car le calcul du quorum dépend directement de ces informations.
Lancer les votes
Une fois la feuille de présence validée, vous pouvez passer à la partie centrale de l’Assemblée : les votes.
Chaque résolution inscrite à l’ordre du jour sera présentée successivement aux participants.
Vous aurez alors la possibilité de recueillir les votes pour, contre ou abstention, en respectant les règles de majorité applicables (simple, absolue, double majorité, unanimité).
L’outil se charge automatiquement de calculer les résultats en fonction des tantièmes, ce qui permet d’éviter toute erreur de calcul et de gagner un temps précieux.
Clôturer l’Assemblée Générale
À la fin de l’ordre du jour, vous pouvez clore officiellement la séance.
L’application vous propose alors de générer le procès-verbal (PV). Ce document reprend l’ensemble des décisions prises, le détail des votes et la liste des participants. Il constitue la trace officielle de l’Assemblée et devra être diffusé aux copropriétaires dans les délais légaux.
Conclusion
En résumé, lancer une Assemblée Générale se déroule en plusieurs étapes simples mais essentielles :
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Accéder au menu AG et cliquer sur « Lancer l’Assemblée Générale ».
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Sélectionner la copropriété concernée, définir la date et l’heure.
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Éditer la feuille de présence.
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Enregistrer les présences, absences et représentations.
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Procéder aux votes sur l’ensemble des résolutions.
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Clôturer la séance et éditer le procès-verbal.
En suivant attentivement ces étapes, vous garantissez la bonne tenue de vos Assemblées Générales et la conformité de vos décisions.
N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !