L'édition du premier appel de loyer sur LOCKimmo est simplifiée pour vous permettre d'intégrer rapidement tous les frais d'entrée. Voici les étapes à suivre :
1. Accéder au bail
Rendez-vous dans le menu Vos données, puis cliquez sur Liste des baux. Sélectionnez et ouvrez le bail concerné par cet appel.
2. Lancer la procédure
Dans la fiche du bail, cliquez sur l'onglet Loyer, puis sélectionnez le bouton Premier appel.
3. Paramétrer l'appel
Une fenêtre (pop-up) s'ouvre pour vous permettre de configurer les éléments de base :
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Date de l'appel : Définissez la date d'émission du document.
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Période appelée : Indiquez les dates de début et de fin de la période concernée.
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Proratisation : Choisissez si le logiciel doit calculer automatiquement le loyer au prorata (selon la date d'entrée).
Comprendre le calcul de la proratisation
Lors de la génération du premier appel, LOCKimmo calcule le loyer au prorata temporis, c'est-à-dire au nombre de jours réels d'occupation. Contrairement à un calcul forfaitaire sur 30 jours, cette méthode divise le montant du loyer et des charges par le nombre exact de jours dans le mois concerné (28, 30 ou 31 jours), puis multiplie ce résultat par le nombre de jours de présence du locataire. Ce calcul garantit une équité parfaite et une précision comptable rigoureuse, reflétant strictement la période entre la date d'effet du bail et la fin du premier mois civil.
4. Préparer et personnaliser les montants
Cliquez sur le bouton Préparation. Le logiciel va alors :
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Récupérer automatiquement les montants renseignés sur le bail.
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Vous proposer d'intégrer le Dépôt de garantie à l'appel de loyer.
Astuce : Vous pouvez ajouter des lignes supplémentaires (comme les honoraires d'état des lieux) en cliquant sur l'icône "+".
5. Finalisation
Une fois que l'ensemble des éléments est correct, cliquez sur Valider.
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L'appel de loyer est officiellement généré.
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Le solde du locataire est instantanément mis à jour avec le montant dû.
⚠️ Erreur sur un appel validé : comment revenir en arrière ?
Une fois que vous avez cliqué sur Valider, le bouton Premier appel n'est plus utilisable. C'est une sécurité comptable : le document est généré et la dette est inscrite au compte du locataire.
Vous avez oublié un montant ou fait une erreur de date ? Pas de panique, la procédure est réversible tant que le loyer n'a pas été encaissé :
Rendez-vous dans le menu Gestion > Loyers et facturations.
Allez dans l'onglet Registre des loyers.
Retrouvez la facture correspondant à ce premier appel et cliquez sur la poubelle rouge pour la supprimer.
Résultat : En retournant sur la fiche du bail (onglet Loyer), vous constaterez que le bouton Premier appel est de nouveau utilisable. Vous pouvez alors recommencer la procédure de zéro.
Important : Si vous avez déjà enregistré un encaissement sur cet appel, il faudra d'abord supprimer l'encaissement (menu Gestion > Encaissements) avant de pouvoir supprimer la facture dans le registre.
En conclusion
Le premier appel de loyer est l'acte fondateur de la relation comptable avec votre locataire. En utilisant la fonctionnalité "Premier appel" de LOCKimmo, vous vous assurez que tous les éléments d'entrée (prorata, DG, honoraires) sont correctement intégrés dès le départ. Une fois ce document validé, votre gestion est lancée sur des bases saines.
Un doute sur un calcul de prorata ou un dossier spécifique ? N'hésitez pas à contacter notre support technique directement depuis votre interface.