Comment informer le locataire de sa prochaine révision de loyer?

Dans le cadre de la gestion locative, il est essentiel de tenir vos locataires informés de toute révision de loyer prévue. La communication proactive de ces informations permet non seulement de respecter les obligations légales et contractuelles, mais également de maintenir une relation transparente et professionnelle avec vos locataires. Cet article détaille, étape par étape, la procédure à suivre pour informer vos locataires d’une révision de loyer à venir en utilisant le module de gestion.

1. Accéder au module d’information des locataires

Il existe trois menus où vous pouvez retrouver le courrier d’information relatif aux prochaines révisions de loyer.
Le menu principal, prévu à cet effet, se trouve dans :

Gestion > Loyers et facturation > Révision de loyer > Information des locataires

Ce menu permet de centraliser et de gérer facilement toutes les communications liées aux révisions de loyer.

Gestion > Loyers/facturations > Information des locataires

Sélectionner la période concernée

Une fois dans le menu Information des locataires, il est nécessaire de préciser la période concernée par la révision de loyer. Cette étape permet de filtrer les locataires pour lesquels une action est nécessaire.

Sélectionnez la date ou la période de la prochaine révision.
Cliquez sur le bouton "Filtrer".

Après avoir sélectionné la période et appliqué les filtres, vous avez deux options pour informer le locataire :

Envoyer le courrier par e-mail
- Cette option est rapide et permet de transmettre l’information instantanément.
- L’e-mail contient généralement les informations sur le nouveau montant du loyer, la date d’application de la révision, ainsi que les références du contrat de location.
Générer le courrier au format papier
- Si vous souhaitez envoyer un courrier physique, vous pouvez générer le document directement depuis le menu.
- Le courrier généré peut ensuite être imprimé et envoyé par voie postale au locataire.

2. Le Registre des révisions

Vous pouvez retrouver le courrier d’information au locataire en accédant au menu :
Gestion > Loyers et Facturations > Registre des révisions.

Dans le menu Registre des révisions, vous disposez de deux icônes principales pour diffuser le courrier de révision de loyer :

Icône imprimante 🖨️
- En cliquant sur cette icône, vous pouvez éditer le courrier d’information du locataire au format PDF.
- Ce PDF peut ensuite être imprimé et envoyé par courrier postal, ou conservé pour vos archives.
Icône enveloppe bleue ✉️
- Cette icône permet d’envoyer directement le courrier par e-mail au locataire.
- L’envoi électronique est instantané et vous assure que le locataire reçoit rapidement l’information concernant sa prochaine révision de loyer.

3. La fiche Bail, onglet Révision

Vous pouvez également retrouver le courrier d’information de révision de loyer directement depuis la fiche Bail du locataire :

Onglet Révision

Dans la fiche du locataire, rendez-vous dans l’onglet Révision.
Vous y retrouverez le courrier d’information correspondant à la prochaine révision de loyer.

Historique des révisions dans la fiche Bail

Accédez à la fiche Bail du locataire pour consulter l’historique complet des révisions de loyer.
Sélectionnez la ligne correspondant à la révision souhaitée.

Icône imprimante 🖨️ : Cliquez pour éditer le courrier d’information au format PDF.
Icône enveloppe bleue ✉️ : Cliquez pour envoyer directement le courrier par e-mail au locataire.

Ces fonctionnalités permettent de consulter, générer et transmettre facilement les informations relatives aux révisions de loyer, tout en assurant une traçabilité complète des communications avec le locataire.

N’hésitez pas à nous contacter via le menu Assistance pour toute question ou pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité. Notre équipe de support est à votre disposition pour vous fournir l’assistance nécessaire et vous aider à tirer le meilleur parti de nos outils pour une gestion locative simplifiée et transparente !